Scrivere un’e-mail dopo il colloquio di lavoro: modello da scaricare

Il colloquio è andato e ora non resta che aspettare: avrete fatto una buona impressione? Sarete più adatti voi o la concorrenza alla posizione? È un momento delicato per i nervi, soprattutto se i datori di lavoro si prendono molto tempo con le accettazioni o i rifiuti. L’idea di farsi sentire per primi diventa quindi sempre più allettante di giorno in giorno. Ma ciò non dovrebbe assolutamente avvenire spontaneamente e senza previa riflessione, del resto c’è il vostro futuro in gioco. Sarebbe infatti meglio attenersi a un modello.

Prima ancora di inviare una richiesta via e-mail - una cosiddetta lettera di follow-up - ci sono altri modi per fare in modo che i datori di lavoro si ricordino di voi.

• Biglietto da visita: chiedete i biglietti da visita direttamente dopo il colloquio. Ciò vi porterà in vantaggio per due motivi: il primo è che potreste distinguervi rispetto agli altri candidati. Inoltre sarà più semplice scrivere l’e-mail dopo il colloquio, perché invece di contattare un anonimo reparto HR, potrete rivolgervi direttamente a un contatto specifico.
• Domande sulla procedura: prima che la conversazione si concluda e prima di lasciare la stanza, cogliete l'occasione per chiedere come si svolgerà il processo di selezione. Probabilmente vi verrà anche concesso un periodo di tempo per aiutarvi a decidere se una lettera di follow-up è appropriata dopo il colloquio. In più starete dimostrando ulteriore interesse.
• E-mail di ringraziamento: un amichevole grazie può senz’altro aiutare ad essere ricordati. Senza risultare pressanti, cercate di farvi ricordare con una e-mail post colloquio. In questo modo lascerete un'impressione positiva.

Non è sempre facile trovare il momento giusto. Di solito ci si sposta in una finestra temporale di cui non si conoscono i confini. Da un lato non si vuole scrivere troppo presto, correndo il rischio di infastidire i responsabili delle decisioni del personale. Ma allo stesso tempo non si vuole nemmeno aspettare troppo a lungo, del resto con la mail di follow-up si può rafforzare l’impressione positiva. D’altronde sta anche a voi dover prendere una decisione, perché potreste avere un'altra offerta di lavoro in ballo.

Poiché il tempo è una questione così delicata, vale la pena di informarsi in merito direttamente sul posto. Se vi danno un periodo di tempo approssimativo, potete prenderlo come riferimento. Se, ad esempio, vi viene detto che la procedura di candidatura richiederà altre due settimane, potete chiedere via e-mail al più tardi tre settimane dopo il colloquio. Tuttavia, è sconsigliato farsi sentire subito dopo che è trascorso il periodo di tempo specificato. Un processo di candidatura può essere stressante, e non tutto va sempre secondo i piani. Chi rispetta troppo pedissequamente le informazioni dategli, non fa una buona impressione.

Se però non è stato dato un periodo di tempo specifico, dovreste fissare una scadenza autonomamente. Dovreste pianificare tra le due e le sei settimane. Per trovare il momento giusto, vanno considerate sia le caratteristiche dell'azienda che le circostanze della domanda: le grandi aziende, generalmente, impiegano più tempo per decidere. Ciò riguarda, da un lato, il gran numero di applicazioni e, dall'altro, le strutture interne. Ci sono relativamente molte persone coinvolte nel processo decisionale, il che comporta dispendio di tempo. Nel caso delle piccole imprese e di un numero gestibile di candidati, invece, ci si può aspettare una risposta rapida.

Pensate attentamente a come volete esprimervi: ricordate che vi trovate ancora in fase di candidatura. Quindi, quando inviate un’e-mail post colloquio, prestate attenzione a come vi siete espressi. Se risultate troppo impazienti o scortesi, rischiate di rovinare tutto quanto di buono avete fatto prima. Onde evitare scivoloni dovreste chiarire il motivo della mail tenendo in considerazione il punto di vista dell'interlocutore. In ogni caso è importante rimanere amichevoli ed educati.

Nonostante il vostro desiderio di ricevere una risposta il prima possibile sia grande, dovete pensare che è ancora più importante l’obiettivo finale, ovvero ottenere il posto di lavoro, e per quello dovreste essere pronti ad aspettare. Evitate dunque di fare pressione sugli interlocutori perché prendano una decisione, ma limitatevi piuttosto a informarvi sullo stato delle cose e sull'ulteriore pianificazione. In questo modo mettete il vostro interesse in primo piano e non l'intenzione di far valere la vostra volontà o addirittura di esprimere la vostra frustrazione.

Ciò che dovreste esprimere, invece, è la comprensione per l'altro: ci sono molte ragioni possibili per cui non avete ancora ricevuto una risposta. Molto stress nel dipartimento o un processo di selezione ritardato è più probabile di quanto si pensi. Questa intuizione vi suggerisce anche come scrivere la lettera di follow-up in modo sintetico.

Arrivate rapidamente al punto e formulate chiaramente ciò che volete sapere. Così facilitate la risposta al destinatario. La lettura di una e-mail prolissa che contiene svariati paragrafi rischia di essere rimandata a data da destinarsi e finire per essere dimenticata. Se invece l’e-mail richiede una risposta di pochi minuti al destinatario, egli tenderà a occuparsene subito.

Nella formulazione dell'e-mail, anche l'oggetto è importante: rendetelo il più semplice possibile per il destinatario e formulatelo in modo tale che l'e-mail possa essere chiaramente associata alla vostra candidatura. Nel corpo del testo fate riferimento direttamente al colloquio. A tal fine può essere utile affrontare brevemente i punti concreti ivi affrontati. Ciò dimostrerà attenzione e darà al destinatario un altro indizio sulla natura del messaggio che sta leggendo.

In nessun caso si devono fare accuse, richieste o minacce:

• "Avevate detto che mi avreste contattato due giorni fa..."
• "Ditemi se mi avete preso o no!"
• "Se non riceverò un feedback entro breve, dovrò accettare un’altra offerta di lavoro."

Se mettete all’angolo i decisori o li attaccate, potete stare certi che non otterrete il lavoro.

Anche se si seguono tutti i consigli, non dovreste fare troppo affidamento su una risposta soddisfacente. In totale sono quattro gli scenari possibili:

1. Ricevete una risposta con una decisione: avete passato il turno oppure siete stati scartati.
2. Ricevete un’indicazione temporale vincolante: ora sapete quanto sarà lunga l’attesa e sta a voi decidere se accettarla o se optare per un’altra offerta di lavoro.
3. Il vostro interlocutore vi chiede di pazientare ancora un po’: la situazione è quindi immutata e dovrete aspettare.
4. Non ricevete alcuna risposta: il destinatario dell’e-mail ignora del tutto la vostra richiesta e si fa sentire per comunicarvi la decisione o non si fa proprio sentire.

Se non si riceve una risposta anche dopo un ragionevole periodo di attesa, vale la pena di cambiare il mezzo di comunicazione. Ora avete la possibilità di persuadere il vostro interlocutore e chiamarlo telefonicamente. Se invece vi viene promesso un periodo di attesa o non vi viene indicata una data precisa, continuate ad aspettare. Se l'azienda sta lasciando passare di nuovo troppo tempo, potete nuovamente farvi sentire, pur rimanendo cortesi e gentili.

Al fine di rendere più facile per voi la formulazione dell’e-mail di follow-up, abbiamo preparato diversi campioni per voi. Naturalmente vanno prima adattati alla vostra situazione. Dopo il colloquio di lavoro cercate di progettare la lettera di follow-up nel modo più individuale possibile per rimanere impressi meglio nella memoria dei vostri destinatari.

Esempio 1

Oggetto: Re: Invito al colloquio di lavoro il 15.01.

Gentile [Nome della persona di riferimento],

con la presente intendo ringraziarLa nuovamente per l’interessante colloquio per la posizione di [tipo di lavoro]. Ho avuto l’impressione di essere adatto al team. Sono rimasto molto affascinato anche dai vostri commenti sulla posizione - in particolare per quanto riguarda gli aspetti relativi a [punto di discussione speciale]. Ancora più di prima, vedo il mio futuro con [nome dell'azienda].

Vorrei pertanto informarmi sullo stato attuale del processo. Può darmi una stima di quando verrà presa una decisione?

Se necessita di ulteriori informazioni sulla mia candidatura, La prego di contattarmi in qualsiasi momento, per e-mail o al numero [il vostro numero di telefono].

Le porgo i miei più

Cordiali saluti

[Il vostro nome]

L'esempio presuppone che non abbiate già inviato un'e-mail di ringraziamento per il colloquio. Rispondete semplicemente all'invito che avete ricevuto anche via e-mail. In questo modo è più facile per il destinatario assegnare correttamente l'utente alla e-mail ricevuta. Per evitare che la persona di contatto debba scorrere l'intera conversazione, indicate brevemente nella prima frase di quale posizione si tratta. Se possibile, indirizzate la vostra e-mail alla persona di contatto specifica del colloquio. Proprio per questo risulta vantaggioso richiedere un biglietto da visita dopo il colloquio.

A seguire, ringraziate per il colloquio, personalizzate il messaggio inserendo del contenuto concreto trattato durante la conversazione e confermate ancora una volta il vostro interesse per la posizione pubblicizzata. Dopo questa breve introduzione, giungerete alle vostre reali preoccupazioni e vi offrirete di sostenere il processo decisionale attraverso la vostra disponibilità a comunicare.

Esempio 2

Oggetto: Richiesta di informazioni riguardo al colloquio per la posizione di [definizione della professione]

Gentile [nome della persona di riferimento],

La contatto nuovamente per quanto riguarda la mia candidatura come [definizione della professione] e vorrei esprimere ancora una volta il mio grande interesse per questa posizione. [Nome dell’azienda] mi sembra essere il datore di lavoro perfetto per il mio futuro. Tanto più sono curioso di sapere se ci sono già notizie sulla procedura di candidatura. Potrebbe stimare quando posso aspettarmi che verrà presa una decisione?

Mi può contattare anche per ulteriori domande o informazioni per telefono al [il vostro numero di telefono].

Cordiali saluti

[Il vostro nome]

In questo secondo esempio supponiamo che abbiate già contattato l’azienda con un messaggio di ringraziamento subito dopo il colloquio. Pertanto, il secondo modello è più corto del primo. In questo caso viene formulato un nuovo argomento che tuttavia chiarisce i fatti. Anche nel messaggio stesso chiarite brevemente il contesto. Nonostante la brevità, non sarà una cattiva idea riaffermare il vostro interesse per il lavoro. Infine seguirà il motivo effettivo del messaggio. Tutto ciò rientra in un unico paragrafo e costerà poco sforzo e tempo al destinatario per la lettura.

Con la lettera di follow-up dopo il colloquio si può fare tutto giusto, ma c’è sempre il rischio di fare delle gaffe.