E-recruiting: la gestione dei candidati basata su software

Rendere il reclutamento del personale più facile per tutti: questo è lo scopo dell’e-recruiting. Il lavoro viene alleggerito sia per l’azienda sia per il candidato, dalla pubblicazione dell’offerta di lavoro al processo di candidatura fino all’assunzione. Con l’aiuto del digitale si vogliono semplificare i processi complessi, ottimizzarli e renderli più veloci. Si possono utilizzare diversi tipi di e-recruiting.

Le aziende sono sempre più alla ricerca di nuovi talenti. Nel migliore dei casi ricevono numerose candidature di diverso tipo; qui è importante mantenere la visione d’insieme e agire in modo appropriato. La gestione dei candidati è la soluzione: si tratta di un sistema chiaro con l’aiuto del quale si riescono a organizzare le candidature. Questo processo di organizzazione non va sottovalutato, altrimenti una cattiva gestione delle candidature potrebbe creare due tipi di problemi all’azienda:

1. Il rischio di lasciarsi sfuggire i migliori candidati: se si perde la visione d’insieme o si agisce troppo lentamente, l’assunzione di un grande talento potrebbe saltare a favore della concorrenza.
2. Il rischio di perdere l’immagine professionale: nel caso in cui non vi comportiate come un’azienda professionale, perderete la vostra buona reputazione. I dipendenti parlano tra di loro più di quanto si pensi e la notizia del vostro cattivo processo di reclutamento del personale potrebbe diffondersi velocemente nel settore.

Se invece attuate una buona gestione dei candidati potete godere di numerosi vantaggi:

1. Risparmio di tempo e denaro
2. Continua protezione dei dati
3. Potenziamento dell’employer branding

Una buona gestione dei candidati prevede un unico processo suddiviso in diversi passi, ognuno dei quali è conseguente a quello precedente, creando un sistema efficiente.

Per prima cosa è importante redigere un’offerta di lavoro attendibile. Per la gestione dei candidati a svolgere un ruolo importante non è solo un testo accattivante e appropriato, ma anche e soprattutto il momento giusto: pubblicate l’offerta di lavoro solo quando la vostra azienda è pronta a portare a termine il processo di candidatura. Prendete già in considerazione la situazione degli ordini, i giorni festivi e le ferie. Prima di pubblicarla, dovete pensare bene attraverso quale canale volete diffondere la vostra offerta di lavoro.

Subito dopo la pubblicazione dell’offerta di lavoro possono già arrivare in azienda le prime candidature. In questa fase è importante avere pronto un sistema ben strutturato affinché nessuna candidatura vada persa. Tenete presente che le candidature arriveranno attraverso diversi canali: per posta o e-mail e a volte addirittura via telefono o di persona, a seconda delle vostre indicazioni e della struttura aziendale. Pensate anche a mandare una conferma di ricezione ai candidati, in modo da iniziare già ad intraprendere una comunicazione con loro.

Nel momento in cui sono arrivate le candidature e il termine massimo per candidarsi è scaduto, potete iniziare a fare una cernita delle lettere motivazionali e dei curricula. La scelta avviene passo dopo passo, anche se un primo sguardo alle candidature già vi può dare un’idea di chi è adatto per voi e di chi potrebbe essere escluso già da subito. Facendo un confronto con il profilo richiesto, scegliete i candidati da considerare per un colloquio. Se tutto va bene, dopo i colloqui avrete trovato una o più persone adatte alla posizione.

Dopo aver fatto una cernita delle candidature dovete contattare tutti i candidati interessanti. Di solito i candidati si suddividono in tre categorie:

• Quelli che non sono in alcun modo adatti
• Quelli che sono molto interessanti, ma che non sono adatti alla posizione
• Quelli che vi interessano e sono adatti alla posizione

Coloro che fanno parte dell’ultimo gruppo saranno invitati a completare il passo successivo del processo di candidatura (o chiamati per un colloquio) o riceveranno una risposta positiva per il nuovo lavoro. Coloro che invece fanno parte del primo gruppo devono ricevere una risposta negativa. Non rispondere ai candidati non idonei è un errore: da una parte vi farete una cattiva reputazione come datori di lavoro e dall’altra vi procurerà lavoro aggiuntivo in quanto la gran parte dei candidati vi contatterà nuovamente per sapere l’esito della candidatura.

Coloro che fanno parte del gruppo centrale sono persone con profili e curriculum interessanti, ma che non sono adatti alla posizione offerta. Potete comunque tenerli presente e considerarli per le prossime offerte di lavoro. Spiegatelo ai candidati e chiedete loro l’autorizzazione per inserire le loro candidature nel vostro talent pool.

La gestione dei candidati può essere molto complessa e il rischio di perdere la visione d’insieme è alto, per questo motivo ha senso utilizzare il computer per l’intero processo o almeno per parte di esso. Il software di gestione dei candidati dovrebbe aiutare entrambe le parti, sia candidato che azienda.

I servizi di e-recruiting sono utilizzati soprattutto per il momento del reclutamento: offerta di lavoro, employer branding e talent management. Lo scopo principale dell’e-recruiting è quindi quello di assumere i migliori talenti per la propria azienda. Il lavoro puramente amministrativo non è totalmente da ignorare, tuttavia ricopre un ruolo minore.

Di solito le misure dell’e-recruiting si attuano con la pubblicazione delle offerte di lavoro. Tuttavia ci sono ancora aziende che utilizzano canali offline per la ricerca di talenti (giornali, riviste o annunci), anche se la maggior parte delle offerte di lavoro si trovano in rete. Per pubblicare un’offerta di lavoro si possono utilizzare diversi canali. I portali di lavoro online sui quali ogni azienda può pubblicare le proprie offerte di lavoro sono particolarmente amati. Qui chi cerca lavoro ha la possibilità di trovare l’offerta adatta utilizzando la funzione di ricerca e i filtri.

Mentre alcune piattaforme segnalano solamente la persona di riferimento e le informazioni di contatto, altre offrono la possibilità di candidarsi direttamente sul portale. Di norma questo servizio è gratuito per i candidati, mentre le aziende tendenzialmente devono pagare per poter pubblicare le proprie offerte di lavoro. Alcuni portali lavoro online sono aperti a tutti i tipi di aziende, mentre altri sono dedicati a settori specifici.

Oltre alle piattaforme di lavoro su Internet, anche i social media vengono sempre più utilizzati per scovare talenti. Grazie al social media recruiting si possono raggiungere quelle persone che non sono presenti sui portali lavoro, perché ad esempio ancora non hanno pensato a cambiare occupazione. Le aziende ricorrono prima di tutto a reti professionali come XING o LinkedIn, ma si possono trovare dei candidati anche tramite Facebook o Twitter. La scelta del canale più adatto dipende molto dal settore e dal lavoro che si offre.

Tuttavia il social media recruiting lavora anche per un altro campo delle risorse umane: la cura dell’immagine. Attraverso i social media non si mettono solo in pratica le misure di marketing per i consumatori, ma è possibile prendersi cura anche della propria immagine come datore di lavoro attraverso una strategia di social media, rendendo l’azienda più attraente agli occhi dei potenziali dipendenti.

Il mobile recruiting acquista sempre più importanza, infatti tablet e smartphone sono sempre più utilizzati per accedere a Internet e quindi per ricercare lavoro. Si inizia con l’ottimizzazione del proprio sito per i dispositivi mobili per poi adottare un’app specifica per le aziende, attraverso la quale si svolge completamente la comunicazione con il candidato. Il vantaggio (per entrambe le parti) è che avendo lo smartphone sempre con sé, la capacità di reazione è immediata. Se insieme all’app si dovesse utilizzare anche un servizio di notifiche push offerto da una piattaforma di lavoro e social media, gli interessati verrebbero informati anche se non cercano miratamente tali informazioni.

Al primo posto nell’ambito delle offerte di lavoro rimane comunque il sito internet dell’azienda: in particolare le grandi aziende dispongono sul loro sito Internet di una sezione “Lavora con noi”. Le aziende possono anche pensare di progettare una propria piattaforma online dove è possibile realizzare l’intera gestione dei candidati. Le aziende che installano un sistema così vasto lavorano con un software per la gestione dei candidati.

Un sistema di gestione dei candidati basato su software alleggerisce il lavoro dell’ufficio delle risorse umane e rende più sensato ed efficiente l’intero processo, ma migliora anche l’esperienza dei candidati (chiamata candidate experience) durante la fase di candidatura. Nel migliore dei casi un software riproduce ogni passo della gestione candidati dall’offerta di lavoro fino al fascicolo del personale. Il sistema per la gestione dei candidati, inoltre, è a sua volta collegato con tutti gli altri sistemi dell’ufficio delle risorse umane.

La pubblicazione e la gestione delle offerte di lavoro possono essere difficili, in particolare quando l’annuncio viene diffuso attraverso diversi canali per avere la maggiore visibilità possibile. Un buon software di e-recruiting si occupa di questo poiché permette di redigere l’offerta di lavoro, pubblicarla con pochi clic su diversi portali lavoro e sul proprio sito (in particolare sulla pagina dedicata) e inviarla per e-mail. È possibile che da qui i visitatori vengano indirizzati su una pagina di candidatura, dove i candidati inseriscono i loro dati, caricano i documenti e, in alcuni casi, collegano il profilo di candidatura con un account su altre piattaforme, come LinkedIn.

Alcuni software sono in grado di effettuare addirittura un CV parsing. Ogni candidato salva il proprio curriculum con un layout, di solito come file PDF. Affinché l’ufficio delle risorse umane possa lavorare nel modo più efficiente possibile, sarebbe meglio prevedere un formato unico attraverso una pagina di inserimento. Ciò presuppone però più lavoro per i candidati che devono inserire nella pagina tutti i dati già presenti nel loro già ben strutturato curriculum. Il CV parsing semplifica le cose: il software estrae le informazioni dal documento e le inserisce nel campo dedicato. Il candidato deve quindi solo verificare che non ci siano errori.

Il vantaggio di un sistema completo di gestione dei candidati è che alla fine tutte le candidature si troveranno classificate in una banca dati e non dovranno essere spostate manualmente da un posto all’altro. Inoltre si tratta di una pagina standardizzata, per cui ogni candidato utilizza lo stesso formato, così l’azienda se la caverà molto meglio. Dato che le informazioni di contatto sono parte del sistema, tramite il software si possono inviare inviti al colloquio nonché risposte positive e negative.

Tutti gli step vengono effettuati con l’utilizzo del computer ed è perfino possibile che una prima cernita avvenga tramite algoritmi. Le candidature potrebbero essere valutate dal software stesso sulla base dei profili richiesti predefiniti. Sicuramente questo sistema non sostituisce completamente la scelta dei candidati effettuata dal personale e sarà l’azienda a decidere quanto si vuole affidare agli algoritmi. Almeno per la prima cernita, però, i calcoli del software non possono che aiutare.

Una volta che avete deciso di assumere un candidato, le sue informazioni saranno già digitalizzate e si potranno riportare direttamente sul contratto di lavoro e sui fascicoli del personale senza troppi sforzi. In più nel talent pool si possono registrare i candidati non idonei all’offerta di lavoro ma con profili interessanti, in modo da poterli contattare non appena si apre una posizione adatta.

Non dimenticate inoltre la protezione dei dati, di fondamentale importanza. Innanzitutto va chiesta l’autorizzazione al candidato prima di salvare i suoi dati personali, poi bisogna assicurarsi che nessun terzo abbia accesso a tali dati.

Un ultimo vantaggio è creato dal sistema: dato che tutti i passaggi si svolgono su un unico sistema, si può analizzare l’intero processo. Un buon software per la gestione dei candidati aiuta in particolare in fase di misurazione del successo riscontrato dalle offerte di lavoro. Quante persone hanno visualizzato l’offerta di lavoro e quante hanno deciso di candidarsi? Una valutazione dei risultati può dare importanti informazioni per l’elaborazione di offerte di lavoro.

Se decidete di utilizzare un software di e-recruiting, potete scegliere tra diverse opzioni: un prodotto già pronto all’uso, utilizzabile in diversi settori, oppure collaborare con un produttore e creare insieme un software adatto alle vostre esigenze. La seconda opzione può rivelarsi un po’ costosa e si adatta per lo più alle grandi aziende. Inoltre è necessaria dell’esperienza con l’e-recruiting per riuscire a descrivere dettagliatamente le proprie richieste per il software.

L’utilizzo dell’e-recruiting è senza dubbio una moda e la maggior parte delle aziende lo usa, chi più chi meno. Uno studio del Centre of Human Resources Information Systems (CHRIS) dell’università di Bamberg e Erlangen-Norimberga per conto del portale online Monster monitora l’utilizzo dei mezzi digitali nel reclutamento del personale. Secondo lo studio, nel 2017 appena il 12% delle offerte di lavoro delle maggiori 1.000 aziende è stato pubblicato su carta stampata. I maggiori canali di diffusione delle offerte di lavoro sono il sito Internet dell’azienda (con l’88,5%) e le piattaforme di lavoro online (con il 72%).

Un mezzo non ancora molto utilizzato nel contesto dell’e-recruiting è il chatbot: la possibilità che il candidato stabilisca una comunicazione diretta (anche se puramente virtuale e basata su un’intelligenza artificiale) con l’azienda potrebbe rappresentare un’importante tendenza in futuro. Il 50% dei candidati potrebbe già utilizzare tale offerta e ottenere informazioni sulla candidatura attraverso il chatbot, ma solo il 2,8% delle maggiori 1.000 aziende al momento offre questo servizio.

Alcuni programmi, come ad esempio pymetrics, mostrano cosa ci riserva il futuro dell’e-recruiting: un diffuso utilizzo dell’intelligenza artificiale e il collegamento con la valutazione basata su software. In questo modo il software non solo copre gran parte della fase organizzativa della gestione dei candidati, ma diventa a gran voce parte del processo di valutazione. Il candidato effettua un test e il programma decide se è adatto per la posizione offerta.

Sicuramente non sarà lui ad avere l’ultima parola: d’altronde anche gli algoritmi possono sbagliare. I produttori dichiarano che i loro fattori d’influenza hanno un ruolo minore in confronto all’influenza che può avere una persona e gli algoritmi possono essere programmati per una valutazione più neutrale.

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