Gestione del personale: obiettivi, metodi e strumenti

I dipendenti sono una, se non addirittura la più importante risorsa critica di successo di ogni azienda, ma allo stesso tempo sono anche un elevato fattore di costo. L’uso sensato di questa risorsa è fondamentale per raggiungere la massima produttività ed evitare allo stesso tempo carenze di personale. La cosiddetta gestione del personale svolge questi compiti. Nel nostro articolo scoprirete che cosa la rende professionale e come può semplificare in modo duraturo il vostro lavoro quotidiano.

La gestione del personale è una parte del processo di pianificazione del personale che a sua volta è un sottoinsieme della macro-area di amministrazione del personale. Quest’ultima si occupa di tutte le attività amministrative e di routine delle risorse umane.

Invece la pianificazione del personale garantisce che il fabbisogno di personale in azienda sia soddisfatto in termini quantitativi, qualitativi, temporali e locali. In altri termini ciò significa che il numero giusto di lavoratori (quantitativo) deve essere disponibile con le qualifiche giuste (qualitativo) al momento giusto (temporale) e al posto giusto (locale). In questo modo la pianificazione del personale dovrebbe contribuire a raggiungere gli obiettivi principali dell’impresa (p.es. incremento della produzione, maggiore efficienza nel servizio clienti).

Il processo di pianificazione del personale è suddiviso in cinque aree:

1. Determinazione del fabbisogno
2. Pianificazione delle assunzioni
3. Pianificazione gestione del personale
4. Gestione del personale
5. Pianificazione degli esuberi

Con gestione del personale, nota anche come “programmazione delle risorse”, si intende l’assegnazione appropriata dei lavoratori alle loro posizioni di lavoro; in questo contesto in teoria il profilo delle capacità del dipendente corrisponde perfettamente a quello richiesto dalla posizione. Oltre a ciò devono essere considerate le necessità dell’azienda in termini quantitativi, temporali e locali e le inclinazioni e gli interessi personali dei dipendenti.

Una buona gestione del personale deve includere soprattutto quanto segue:

• Costante copertura del personale: l’obiettivo è un regolare equilibrio tra volume degli ordini e orario di lavoro. In questo modo non si evitano soltanto carenze di personale, che possono provocare perdite di produttività, ma anche costosi eccessi di capacità (per esempio con una situazione lavorativa instabile).
• Incremento della produttività con contemporanea riduzione dei costi: se le posizioni lavorative vengono ricoperte dai dipendenti più idonei, la catena di valore dell’azienda ne risulta ottimizzata. Ma anche la soddisfazione dei dipendenti è importante per la produttività e la riduzione dei costi. Un buon responsabile del personale non conosce soltanto le competenze dei dipendenti ma anche le loro necessità lavorative e non pretende troppo da loro. In effetti una buona gestione del personale garantisce che gli straordinari o il tempo di inattività, nonché il sovraccarico di lavoro o il carico insufficiente si verifichino il più raramente possibile. Essa controlla anche regolarmente se c’è motivo o necessità di formazione, nuove assunzioni, trasferimenti o licenziamenti.
• Flessibilità della forza lavoro: un sistema di gestione del personale ben concepito ed efficace si distingue anche perché consente di rispondere in maniera flessibile a picchi di lavoro (p.es. nella stagione delle vacanze nel settore turistico) e a carenze di manodopera (p.es. per un aumento delle richieste di ferie in un determinato periodo o per improvvise assenze per malattia).

In passato la gestione del personale era ben delimitata. Oggi al contrario è intesa come elemento del workforce management, usato spesso come sinonimo.

Come la gestione del personale anche il WFM si basa sul concetto di fondo dell’orientamento del fabbisogno e dell’ottimizzazione della forza lavoro. Ma il termine workforce management è un po’ più ampio e con esso si intende un processo olistico per aumentare la produttività riducendo contemporaneamente i costi. Ciò significa che la pianificazione del personale deve poter rispondere con flessibilità alle fluttuazioni della capacità produttiva. Le misure corrispondenti interessano aree quali risorse umane, reclutamento, disposizione del personale, previsioni della domanda e HR-Analytics.

Inoltre il workforce management non si occupa solo di forza lavoro ma anche di altre “risorse mobili” come veicoli da lavoro, macchinari e materiali. Anche queste sono considerate in senso figurato come “forza lavoro”.

In particolare la gestione del personale può riguardare anche la pianificazione dei turni. La differenza principale consiste nel fatto che gli orari dei turni sono concepiti soprattutto per una durata fissa e servono così per una pianificazione a lungo termine. Nella gestione del personale invece il fattore di flessibilità è chiaramente in primo piano. Essa si riferisce pertanto sempre ad un periodo di tempo limitato e viene costantemente modificata in base alle esigenze. Nella prassi vengono spesso impiegati anche dei piani ibridi: risulta pertanto un piano dei turni, anche se i picchi di fabbisogno vengono compensati nell’ambito della gestione del personale per mezzo di turni provvisori.

Dato che la gestione del personale si occupa anche di metodi di registrazione del tempo di lavoro, è in relazione in certo qual modo anche con la cosiddetta gestione del tempo, che include tutti i metodi per la determinazione, la preparazione e l'uso dei dati orari relativi al lavoro.

Nell’esperienza lavorativa quotidiana il responsabile del personale deve affrontare numerose sfide, di cui la più grande è forse trovare un compromesso tra pianificazione a lungo termine e flessibilità. In tale contesto si distinguono diversi periodi di programmazione che svolgono un ruolo nella gestione del personale:

1. Pianificazione annuale: dato che le fluttuazioni di capacità sono difficilmente prevedibili a lungo termine, la gestione del personale su base annuale è considerata particolarmente impegnativa. Ma è spesso di vitale importanza, in quanto con più largo anticipo è noto chi, dove e quando, tanto meglio i lavoratori possono uniformarsi agli orari stabiliti oppure provvedere autonomamente a trovare un sostituto. Tuttavia la pianificazione annuale di solito è solo una bozza che deve facilitare la pianificazione per il prossimo esercizio finanziario.
2. Pianificazione mensile e settimanale: tale orizzonte temporale include tra l’altro programmi di ferie, formazione e sostituzione, che devono essere elaborati con un anticipo di circa 4 max. 6 settimane.
3. Situazione presente: infine la gestione del personale deve essere in grado di affrontare in modo flessibile anche variazioni improvvise nel processo lavorativo, ad esempio un picco imprevisto e al tempo stesso un elevato tasso di congedi per malattia.

Pertanto l’idea fondamentale di questo approccio “a imbuto” consiste innanzitutto nell’impostare un piano approssimativo a lungo termine per poi affinarlo sempre di più nel tempo sulla base di dati empirici. Per poter prevedere in modo più attendibile il fabbisogno futuro di forza lavoro è necessario analizzare costantemente la necessità di manodopera e l’organico. Sulla base di indicatori come le vendite o il numero di clienti, si ottengono quindi schemi ricorrenti e previsioni di sviluppo futuro. Dalle conseguenti previsioni, denominate anche “Forecast“, sul fabbisogno di forza lavoro e sulla disponibilità del personale impiegato, è possibile ricavare misure utili ad evitare esuberi o carenze di personale.

Tra gli strumenti più importanti nella gestione del personale figurano tra l’altro i piani di servizio e dei turni. Mentre questi in passato venivano scritti a mano, ora sono disponibili numerosi strumenti tecnici che semplificano e accelerano il processo di pianificazione.

Un tale strumento è per esempio il foglio di calcolo di Microsoft Excel, che viene utilizzato principalmente dalle piccole imprese, ma che viene impiegato anche in molte imprese di medie dimensioni. Con tale foglio di calcolo è possibile creare orari di lavoro per la gestione settimanale del personale in modo semplice e veloce. Inoltre è possibile trovare in internet numerosi modelli Excel predefiniti come ad esempio per i piani dei turni.

Il foglio di calcolo non serve solo a visualizzare orari e turni di lavoro ma offre anche numerose formule pratiche e le cosiddette macro. Con queste è possibile automatizzare calcoli complessi (come quelli relativi alle ore settimanali o agli stipendi) e anche programmare funzioni supplementari come elenchi del personale o caselle da spuntare. È possibile stampare su carta i piani di lavoro ultimati oppure inoltrarli direttamente al personale per email o via intranet.

Tuttavia poiché la maggior parte del lavoro con Excel è costituito da inserimenti manuali, è anche relativamente soggetto ad errori. Pertanto la mancanza di attenzione può portare a registrazioni doppie, che non possono essere prevenute neppure con delle formule. Inoltre la funzionalità dello strumento Microsoft nei confronti del software dedicato di gestione del personale è molto limitata.

A causa delle limitazioni funzionali di Microsoft Excel molti imprenditori ricorrono a strumenti specializzati per svolgere le attività collegate alla gestione del personale. A questo proposito si possono distinguere due tipi di software:

• Programmi gratuiti: un software gratuito è particolarmente adatto alle piccole imprese.
• Soluzioni professionali di gestione del personale: imprese con molti dipendenti e oneri amministrativi corrispondentemente elevati preferiscono utilizzare un software professionale di gestione del personale, che di solito è integrato in un sistema ERP (Enterprise Resource Planning). In genere tali programmi possono essere utilizzati nell’ambito di abbonamenti a pagamento con una durata minima di 12 mesi e con prezzi che vanno da 40 a 130 euro circa. È usuale un pagamento tramite tariffa forfettaria mensile oppure un prezzo che dipende dal numero degli impiegati. Si osservi che ci sono sia programmi applicabili a tutti i settori che programmi specializzati, come quelli per i call center, le agenzie di lavoro interinale, la gastronomia, l’assistenza infermieristica o il lavoro a turni nell’industria manifatturiera. Ottimi esempi sono Bitrix24, humanity e Planday.

In genere è possibile impiegare un buon software di gestione del personale per un’intera gamma di attività, come per la raccolta di dati relativi agli orari e al lavoro, la gestione delle assenze o la gestione delle attività e delle misure da prendere. La maggior parte dei programmi sono simili per quanto riguarda la struttura e il funzionamento:

• Un‘interfaccia utente ben strutturata e visivamente gradevole offre una buona panoramica su capacità produttiva, periodi di ferie, assenteismo.
• Grazie alla sincronizzazione diretta con la banca dati dei dipendenti è possibile, per mezzo di un software, fare direttamente un controllo incrociato dei profili di abilità e di requisiti.
• La pianificazione degli ordini funziona in base al principio del drag&drop. I dipendenti vengono semplicemente trascinati con il mouse nei rispettivi turni del calendario.
• La gestione del personale avviene in tempo reale. Ciò significa che ogni variazione, non importa quanto a breve termine, viene trasmessa automaticamente al back office e può essere presa subito in considerazione.
• Molte attività come il conteggio delle ore di lavoro e di straordinario diventano automatiche.
• Avvisi automatici segnalano doppie attribuzioni o sovrapposizioni di turni (gestione dei conflitti).
• Consentendo al personale l’accesso al sistema di gestione del personale, avete la certezza che tutti i dipendenti sono costantemente informati su orari di lavoro e turni. Inoltre potete ricevere direttamente un feedback sulla vostra gestione del personale e apportare tempestive variazioni nel sistema. Naturalmente come sempre i piani di servizio e dei turni possono essere stampati o spediti per email.

I vantaggi di questo software sono evidenti:

• Accesso a tutti i dati rilevanti
• Facilità d‘uso
• Flessibilità
• Minor sforzo organizzativo
• Risparmio di tempo e costi
• Meno soggetto ad errori rispetto ai programmi alternativi (Excel, lista redatta a mano)
• Possibilità di accesso esterno
• Possibilità di un feedback diretto dei dipendenti
• Visivamente gradevole

Anche se la gestione del personale è il mestiere del management, i dipendenti, dei quali alla fine si tratta, dovrebbero tuttavia essere coinvolti nella pianificazione. La prima domanda da porsi è se l’accordo aziendale consente anche una pianificazione flessibile. In ogni caso prima, durante e anche dopo l’introduzione di un sistema di gestione del personale, dovreste coinvolgere il comitato aziendale e la rappresentanza dei lavoratori nella sua progettazione e attuazione. Soltanto così potrete garantire che il diritto legale di cogestione dei lavoratori sia rispettato.

Vi preghiamo di osservare la nota legale relativa a questo articolo.