Gestione risorse umane: compiti, funzioni e obiettivi

L'amministrazione del personale è uno dei compiti principali della gestione del personale e copre tutti gli incarichi amministrativi e di routine delle risorse umane. Oltre a questi, vi rientrano la direzione, la pianificazione e lo sviluppo del personale.

La gestione delle risorse umane, altrimenti conosciuta come “gestione del personale” o “amministrazione del personale”, è una forma di amministrazione che si occupa intensamente del rapporto tra dipendente e azienda. Nel corso di operazioni transazionali, i dati sono trasferiti anche a terzi. Ad esempio, la contabilità salariale viene trasmessa alle autorità competenti.

L’obiettivo principale della gestione delle risorse umane è quello di fornire dati aggiornati sul personale. Questo garantisce una comunicazione interna ineccepibile. Inoltre, un lavoro amministrativo efficiente è un prerequisito per una cooperazione interna senza intoppi. In generale, è compito dell'amministrazione del personale organizzare e semplificare tutti i processi attorno ai dipendenti dell'azienda.

Svolgendo i propri compiti in modo efficiente e senza errori, la gestione delle risorse umane contribuisce al raggiungimento del suo obiettivo primario: creare, mantenere o aumentare la soddisfazione dei dipendenti. Infatti un alto livello di soddisfazione dei dipendenti e un sistema di gestione del personale funzionante portano con sé vantaggi decisivi per un'azienda. Se i dipendenti sono soddisfatti, lavorano in modo più produttivo e creativo, sono meno malati e sono più fedeli e onesti nei confronti del proprio datore di lavoro.

I compiti della gestione del personale possono essere suddivisi in due categorie: i compiti di amministrazione del personale per ragioni operative o per legge, da un lato, e i compiti amministrativi per la politica del personale e la pianificazione delle decisioni strategiche, dall'altro. Questi ultimi comprendono i dati chiave del management, i raffronti delle prestazioni o la valutazione delle indagini sui dipendenti. I compiti che sorgono per motivi operativi o che si basano su leggi corrispondenti sono, ad esempio, l'elaborazione dei sistemi di orario di lavoro, le assicurazioni, i salari, le statistiche, le entrate e le uscite dei dipendenti e le referenze dei datori di lavoro.

Di norma le aziende utilizzano un sistema di gestione delle risorse umane che supporta l'ufficio HR (dall’inglese “Human Resources”, risorse umane) nell'esecuzione dei compiti. Questo sistema registra i dati personali di ogni dipendente dall'archivio del personale e raccoglie i dati per la registrazione delle retribuzioni e delle ore di lavoro, le statistiche del personale, la contabilità delle spese di viaggio e l'amministrazione del piano delle posizioni.

Compiti fondamentali dell'amministrazione del personale:

• Riconoscere le esigenze dei dipendenti e raccogliere e valutare le informazioni e le tendenze pertinenti
• Creare e gestire i file del personale
• Registrare le nuove entrate, le uscite e i cambiamenti del personale
• Creare contratti di lavoro e altri accordi
• Elaborare le richieste dei dipendenti, ad esempio per il congedo o per corsi di perfezionamento professionale
• Gestire tutta la corrispondenza con autorità, uffici contabili, assicurazione sanitaria nazionale, compagnie di assicurazione e partner contrattuali
• Assistere i dipendenti al momento dell'assunzione e in caso di scioglimento del contratto
• Sovrintendere ai pagamenti degli stipendi
• Registrare gli orari di lavoro

L'amministrazione del personale svolge le seguenti funzioni:

• Fornire informazioni: fornisce in breve tempo i dati aggiornati dei singoli dipendenti, di gruppi specifici o dell'intero personale. I dati possono di solito essere presi dall'archivio personale. I sistemi di informazione del personale stanno diventando sempre più importanti in questo contesto.
• Organizzare i processi: i dipendenti vengono assunti, trasferiti, promossi o abbandonano l'azienda. L'amministrazione del personale è responsabile della gestione amministrativa di questi processi.
• Gestire la comunicazione: oltre all'iscrizione del dipendente presso l'ufficio del lavoro e la Camera di Commercio e Industria, è compito dell'amministrazione del personale presentare la dichiarazione dei salari all'associazione di categoria, registrare l'imposta sui salari e inoltrare la dichiarazione dei salari all'assicurazione sociale.
• Controllare: le fluttuazioni, le assenze, gli straordinari, il diritto alle ferie e l'orario di lavoro sono controllati dalla gestione delle risorse umane. Il controllo dell'orario di lavoro è particolarmente importante per gli accordi sull'orario flessibile.
• Proteggere il personale: l'amministrazione del personale garantisce il rispetto della salute e della sicurezza sul lavoro dei dipendenti e il trattamento dei dati personali in conformità alle leggi vigenti in materia di protezione dei dati.

I dipendenti della gestione del personale devono quotidianamente trattare dati altamente sensibili e personali come nomi, indirizzi, dati medici, dati contabili fino a certificati e curriculum vitae. Questi dati sono soggetti a una protezione speciale per legge. I dipendenti responsabili devono pertanto osservare in tutte le procedure le norme della legge attualmente in vigore. Soprattutto nel corso del rafforzamento della protezione dei dati da parte del GDPR le aziende devono mantenere la conformità giuridica dei processi interni.

Quale ruolo ricopre il GDPR nella gestione delle risorse umane?

• Se i dati personali di un dipendente non sono più necessari, devono essere cancellati.
• I dipendenti devono acconsentire attivamente all'utilizzo dei propri dati.
• I dipendenti hanno il diritto di sapere quali dati sono stati raccolti e trattati dall'azienda.
• I dipendenti possono richiedere una copia di tutti i dati memorizzati al proprio datore di lavoro.
• In caso di perdita di dati, il datore di lavoro deve adempiere all'obbligo di dichiarazione ufficiale entro il termine prescritto di 72 ore.

Nel corso della digitalizzazione, molti compiti della gestione delle risorse umane possono essere semplificati. I produttori di software tengono sempre più spesso conto delle norme sulla protezione dei dati, rendendo i propri prodotti ancora più accattivanti per i reparti di HR. Ad esempio, una funzione all'interno di tali programmi consente la cancellazione automatica dei dati dopo un certo tempo. Oggi esistono soluzioni digitali per quasi tutti i settori dell'amministrazione del personale.

Una cartella personale digitale gestisce, come un documento cartaceo, i dati personali dei dipendenti. La cartella personale digitale presenta vantaggi decisivi rispetto a un documento classico in forma cartacea. In questo modo l'amministrazione centrale dei dati alleggerisce il carico della gestione del personale, poiché il file digitale può essere elaborato contemporaneamente da più utenti. Le persone autorizzate possono accedere in qualsiasi momento alla cartella personale digitale. L'accesso può essere concesso solo a utenti selezionati attraverso un sistema di diritti. Anche in questo caso è possibile un accesso limitato, in modo che solo alcuni dati possano essere visualizzati da un utente.

Soprattutto nel campo della gestione dell'orario di lavoro e delle assenze, alcuni processi possono essere gestiti in digitale:

• Calcolo delle assenze
• Fluttuazione in azienda
• Numero di ore di lavoro straordinario
• Assenteismo per malattia, congedo parentale, ecc.
• Utilizzo delle ferie maturate
• Registrazione del tempo per l'orario flessibile
• Corsi di formazione e di aggiornamento

I servizi self-service per i dipendenti sono un altro modo per alleggerire l'onere amministrativo del personale. Con l'aiuto di determinati strumenti, i dipendenti possono svolgere autonomamente singoli compiti amministrativi. Ad esempio, il personale è in grado di visualizzare e modificare i propri dati personali. In questo modo si evitano errori di immissione dei dati, in particolare da parte del personale della gestione delle risorse umane. Altre opzioni di Employee Self Services includono la creazione indipendente di richieste di congedo o la registrazione del tempo autogestito. Tuttavia, l'esternalizzazione di questi processi porta vantaggi non solo in termini di gestione del personale, ma anche per i dipendenti. Essi acquisiscono una migliore comprensione dei processi aziendali: ad esempio, è possibile visualizzare lo stato attuale di elaborazione di una richiesta di ferie.

Vi preghiamo di osservare la nota legale relativa a questo articolo.