Getting Things Done: un metodo di produttività per tutti gli ambiti della vita

Siete soliti sbrigare le incombenze all’ultimo istante? Di sera, nel letto, la vostra mente si arrovella sulle scadenze dei giorni successivi? Avete la sensazione di non riuscire a fare fronte a tutti i vostri impegni? Allora siete i candidati perfetti per il sistema di gestione del tempo Getting Things Done.

Getting Things Done (GTD) è un sistema di gestione del tempo e della produttività che, grazie a un sistema ben sviluppato di liste e calendari, aiuta l’utilizzatore a sbrigare i propri compiti e adempiere ai propri doveri in modo efficiente e senza stress.

Il principio alla base del metodo GTD consiste nel fissare per iscritto tutti i compiti, così da avere la certezza di non dimenticare nulla. Lo scopo è alleggerire il carico mentale dell’utilizzatore, che non è più obbligato a tenere tutto a mente. Non esistendo più la necessità di ricordarsi costantemente di impegni importanti, si riduce così anche la tendenza ad arrovellarsi sulle incombenze in momenti che dovrebbero essere dedicati al riposo. In altre parole, niente più pensieri che si affollano nella mente impedendo il meritato riposo. Grazie all’organizzazione scritta, infatti, il cervello può rilassarsi, sapendo che tutto verrà sbrigato nei tempi richiesti e senza dimenticare nulla. Il riposo può così essere davvero rigenerante ed è possibile concentrarsi meglio sui compiti da svolgere di volta in volta, non essendo più necessario alcun promemoria mentale.

Nell’ambito di questo metodo, i compiti più complessi vengono suddivisi in compiti parziali più piccoli, per i quali si fissano scadenze concrete. Attraverso una verifica regolare potete inoltre essere certi di avere il controllo su tutti i compiti e i progetti, potete individuare i punti deboli nel vostro sistema e apportare miglioramenti.

Il consulente statunitense per la produttività David Allen ha sviluppato il sistema e l’ha presentato al pubblico nel 2001 nell’omonimo libro “Getting Things Done” (titolo italiano: “Detto, fatto!”). Dalla pubblicazione del libro, il metodo Getting Things Done ha conquistato milioni di sostenitori in tutto il mondo.

Tutti i compiti, le scadenze e le idee in sospeso vengono riuniti in cosiddetti “contenitori di raccolta”. Naturalmente non è necessario che si tratti di contenitori di raccolta in senso letterale; questo termine ha più che altro valenza generale per indicare sistemi di organizzazione che permettano di registrare le cose per iscritto. Pertanto, i contenitori di raccolta possono essere strumenti digitali, così come analogici. La casella di posta elettronica, Evernote o OneNote, oppure ancora le classiche vaschette porta-documenti o semplici schedari. Quando si inizia ad utilizzare il modello Getting Things Done per la prima volta, il primo passo può talvolta richiedere vari giorni. Successivamente i compiti, le scadenze e le idee dovranno semplicemente essere aggiunti nei contenitori di raccolta a mano a mano che si presenteranno. Per farlo basteranno pochi minuti.

Tutte le attività registrate che richiedono un’azione vengono innanzitutto assegnate a contenitori temporanei o inserite in liste e, da qui, ulteriormente elaborate.

Nel calendario vengono registrate solo le scadenze. I compiti da sbrigare devono essere inseriti nella lista “Prossime azioni” oppure registrati come progetti e suddivisi in più passaggi correlati.

Nel metodo GTD di David Allen, qualunque compito che implichi più passaggi costituisce un progetto. La ristrutturazione della propria abitazione è un progetto tanto quanto la campagna di marketing per un prodotto. Tutti i progetti devono essere inseriti in una lista Progetti che deve essere consultata regolarmente. In seguito è necessario definire i passi successivi del progetto, per i quali devono essere stabilite scadenze fisse nel calendario. Bisogna inoltre tenere una lista promemoria per tutti i compiti che sono stati delegati ad altri. In questo modo ottenete un quadro d’insieme dei compiti a cui altre persone stanno lavorando per voi.

Accanto alla lista dei progetti, tenete una lista separata in cui annotate tutte le prossime azioni non collegate ai progetti. A seconda della complessità dei compiti, potete anche redigere più liste contestuali – per esempio riguardanti le attività di tipo privato, gli impegni lavorativi, le telefonate e gli acquisti da fare.

Redigete anche una lista promemoria per tutti i compiti delegati che non sono compresi in un progetto. Stabilite delle scadenze in cui registrerete l’avanzamento dell’esecuzione.

Sebbene organizzare i compiti e le scadenze permetta di avere un quadro generale chiaro, non è tuttavia sufficiente a far sì che la produttività aumenti e che tutto venga sbrigato nei tempi previsti. Per questo è necessario passare regolarmente in rassegna le liste.

Solo dopo esservi accertati che il vostro sistema è aggiornato potrete concentrarvi sui compiti da svolgere, senza dovervi preoccupare di avere dimenticato qualche scadenza.

Per questo, è buona norma consultare più volte al giorno il calendario delle scadenze e controllare almeno una volta al giorno le liste dei compiti per selezionare le azioni successive da intraprendere. Non dimenticate inoltre di svuotare i contenitori di raccolta una volta al giorno.

Nel metodo GTD è inoltre prevista ogni settimana l’esecuzione di una retrospettiva settimanale. Questa consiste nei passaggi seguenti:

• Svuotare la mente: al termine della settimana annotate tutte le nuove idee che avete in mente.
   
• Contenitori di raccolta: ordinate i nuovi compiti, le nuove idee e le nuove scadenze nel sistema GTD.
   
• Lista dei compiti: la lista è aggiornata? Tutte le cose da fare sbrigate sono state depennate? Quali compiti dovranno essere sbrigati nei giorni successivi?
   
• Liste dei progetti: la lista è aggiornata? Nella settimana appena trascorsa avete completato almeno una delle azioni previste tra le “Prossime azioni” per portare avanti il(i) progetto(i)?
   
• Lista “Prima o poi/Forse”: volete spostare qualche contenuto di questa lista nelle liste dei progetti in modo tale da occuparvene?
   
• Calendario delle scadenze: il calendario è aggiornato? Avete davvero rispettato tutte le scadenze? Quali sono le scadenze dei prossimi giorni? Tutte le scadenze sono state registrate?
   
• Lista “In attesa”: a che punto è l’esecuzione dei compiti delegati? Se necessario, sollecitate i collaboratori.

Nel vostro sistema Getting Things Done avrete certamente stilato almeno una lista di compiti. Poiché i contesti di vita in cui ci muoviamo sono normalmente molti e tutti diversi (lavoro, famiglia, tempo libero), è consigliabile stilare diverse liste, denominate liste contestuali. Questo fa sì che, per definire il vostro prossimo compito, non dovrete scorrere una lista infinita di cose da fare, ma potrete esaminare in modo mirato ed efficace brevi liste contestuali.

Non appena avete un po’ di tempo libero che desiderate utilizzate in modo produttivo, chiedetevi dunque innanzitutto: in quale contesto mi trovo? E cosa posso fare in questo momento? Se vi trovate nella sala d’attesa del medico e desiderate impiegare il vostro tempo in modo utile, difficilmente potrete fare telefonate di lavoro confidenziali. Potrete tuttavia di certo rispondere ad alcune brevi e-mail o inviare un messaggio a un amico.

Quanto tempo avete a disposizione in questo momento? Se siete in auto e dovete percorrere un tragitto di 15 minuti, non iniziate una telefonata che certamente richiederà un’ora del vostro tempo. Potrebbe invece essere una buona idea prevedere una breve sosta al supermercato lungo la strada per depennare qualche voce dalla vostra lista della spesa.

Il nostro livello di rendimento segue un andamento variabile durante il giorno. Questo bioritmo è diverso per ciascun soggetto. Osservate per una settimana in che modo il vostro livello di energia si modifica durante la giornata, in modo da individuare i vostri picchi di rendimento massimi e minimi. Conoscendo il vostro bioritmo, potrete programmare i compiti che richiedono piena concentrazione e massima efficienza negli orari per voi più favorevoli, ossia nei momenti della giornata in cui vi sentite in forma e pieni di energia. La preparazione di una presentazione importante potrebbe essere programmata con risultati migliori durante le prime ore del mattino anziché nelle ore centrali della giornata. Se, invece, vi rendete conto di essere particolarmente produttivi al pomeriggio o nelle ore serali, pianificate le vostre cose da fare in queste fasce orarie.

Se, dopo avere effettuato la preselezione dei compiti alla luce dei tre criteri sopra indicati, vi si presentano più opzioni percorribili, ad essere determinante è la priorità: qual è il compito più importante? Iniziate proprio da questo compito.

Siete in ufficio e avete ancora un’ora di tempo a disposizione prima del colloquio con un collaboratore? Potete depennare un paio di telefonate dalla vostra lista, scrivere una relazione o prepararvi per un workshop. Poiché il workshop si svolgerà tra tre giorni e non avete ancora iniziato a prepararvi, decidete di dedicarvi a questa attività. Questo, infatti, è il compito con la maggiore priorità. La relazione, invece, è un semplice resoconto di routine, e le telefonate possono essere rimandate senza problemi di un paio di giorni.

Il metodo GTD è controverso: ha molti sostenitori entusiasti, ma è anche bersaglio di numerose critiche.

Affidabilità: il sistema assicura che tutti i compiti vengano portati a termine (nei tempi richiesti). Per coloro che tendono a dimenticare le scadenze, il metodo GTD può essere un valido aiuto.

Organizzazione omnicomprensiva: il metodo Getting Things Done offre un unico sistema di organizzazione per tutti i progetti, di natura sia privata sia professionale. Questo aiuta ad essere meno dispersivi.

Prevede azioni nel breve termine: grazie alla distinzione dei passi “Organizzare”, “Verificare” e “Fare”, il GTD evita il sovraccarico di impegni. Suddividendo i grandi progetti in compiti parziali più piccoli, rende più semplice capire da dove iniziare.

Struttura chiara: le diverse liste e le varie domande guida permettono di utilizzare il tempo libero in modo efficiente e di evitare l’improduttiva quanto inutile tendenza a passare da un compito all’altro in modo inconcludente.

Libertà: oltre ad essere omnicomprensivo, il metodo GTD lascia molta libertà durante la giornata. Questo perché non impone alcun programma giornaliero o settimanale prestabilito. Ognuno può decidere liberamente quale compito svolgere per primo. Questo aspetto può essere percepito come incentivante – sebbene alcuni lo interpretino più come un punto debole.

Nessun aiuto per la definizione delle priorità: in Getting Things Done, le priorità rivestono un ruolo di secondo piano. Il sistema ha come scopo primario quello di garantire che nulla venga dimenticato e che il tempo libero possa essere utilizzato in modo produttivo. Chi, invece, vuole avere la certezza di stabilire le giuste priorità, deve integrare il metodo con altre tecniche – per esempio la matrice di Eisenhower.

Nessuna organizzazione settimanale o giornaliera: Getting Things Done non offre nemmeno programmi settimanali o giornalieri ottimizzati. Chi incontra difficoltà a definire gli obiettivi, a mettere in fila le attività da svolgere e ad organizzare la propria giornata in modo efficiente, non trova nel metodo GTD quasi alcun supporto. Per la programmazione della giornata è più utile per esempio il metodo ALPEN.

Implementazione complessa: Getting Things Done non si comprende in cinque minuti, tantomeno si mette in pratica in un pomeriggio. Per poter utilizzare il sistema in modo vantaggioso, è necessario averlo compreso fin nel minimo dettaglio e applicarlo in modo sistematico. In altre parole: tutto o niente. Se, per esempio, si tralasciano le retrospettive settimanali o non si esegue la suddivisione delle liste dei compiti in liste contestuali, risulta impossibile raggiungere i risultati auspicati.

Tante (troppe) abitudini da modificare: per potersi avvalere del metodo GTD, è necessario accettare il fatto di dover modificare numerose abitudini in breve tempo. Il metodo obbliga infatti a svuotare regolarmente i contenitori di raccolta e a programmare la verifica delle liste dei progetti e delle attività in attesa; inoltre, richiede di tenere delle liste contestuali, il cui utilizzo richiede un certo allenamento.

Questo è in sostanza l’aspetto maggiormente criticato di Getting Things Done: tutti questi cambiamenti determinano un carico eccessivo per l’utilizzatore. Chi ha difficoltà a fare proprie nuove abitudini, dovrebbe pertanto orientarsi verso un’altra tecnica organizzativa che meglio si adatta alla sua personalità.

Getting Things Done è un metodo di autogestione che funziona. La sua efficacia è dimostrata dai numerosi utilizzatori e dai loro riscontri positivi. Tuttavia, il GTD non è un metodo semplice.

A beneficiare di Getting Things Done sono soprattutto le persone che apprezzano un approccio estremamente analitico e strutturato e che hanno già le idee chiare in quanto a obiettivi e priorità. Chi deve occuparsi di tanti compiti diversi, può trovare in questo sistema un valido aiuto per tenere più facilmente la situazione sotto controllo.

Per le persone che, invece, partecipano a un ridotto numero di progetti e non hanno molte responsabilità (private e lavorative), il metodo GTD è invece sovradimensionato. In questi casi è perlopiù sufficiente utilizzare bene il proprio calendario, stilare sistematicamente una lista di cose da fare per le incombenze private e una per quelle lavorative e stabilire una scadenza settimanale per mettere ordine nella casella della posta elettronica.