Google Workspace vs Microsoft 365

Google Workspace o Microsoft 365? Quando si tratta di scegliere un software di produttività le opinioni divergono. Con la sua linea Office, Microsoft offre da anni un pacchetto software collaudato per l’uso quotidiano in ufficio che, in veste di Microsoft 365, fa la sua bella figura anche sul cloud.

Con il servizio di file hosting Drive e Google Documenti, Google ha voluto introdurre sul mercato alternative gratuite alla gamma di prodotti Microsoft. Tali soluzioni si concentrano principalmente su un target di utenti privati. Google Workspace, invece, ambisce a soddisfare le esigenze della clientela business e ad affermarsi come serio concorrente di Microsoft Office in questo segmento. Ma quali sono i risultati del confronto diretto con il leader di mercato?

Breve presentazione: Microsoft 365 vs Google Workspace

I prodotti per l’ufficio di Google e Microsoft seguono entrambi lo stesso approccio: le aziende dovrebbero essere in grado di completare il maggior numero possibile di compiti con le soluzioni delle suite senza dover ricorrere ad applicazioni di altri fornitori. Di solito, i singoli programmi si interconnettono senza interruzioni per garantire un flusso di lavoro regolare.

Microsoft 365

Molte delle applicazioni all’interno della suite di Microsoft 365 sono familiari a qualsiasi utente di PC: Word, Excel e PowerPoint sono alcuni dei programmi più conosciuti al mondo e fanno parte della dotazione standard di molti uffici. Microsoft 365 porta queste soluzioni software nel cloud, semplificando il lavoro mobile e trasformando le applicazioni d’ufficio tradizionali in moderni strumenti di project management per la collaborazione.

Google Workspace

Google non si limita più da tempo solo al suo motore di ricerca. Relativamente presto sono entrate a far parte della sua gamma di prodotti anche soluzioni per l’ufficio. All’epoca, Google era effettivamente uno dei primi a offrire fogli di calcolo, elaborazione di testi e la creazione di presentazioni tramite un’applicazione web nel browser. Nel frattempo, i singoli programmi sono stati ampliati fino a diventare una suite completa, interamente gestita nel cloud, integrando Gmail e Google Drive.

Va anche detto che Google ha migliorato l’interoperabilità del suo hardware Google Meet con sistemi di videoconferenza di terze parti come Zoom. Ciò offre una maggiore flessibilità nella comunicazione tra le diverse applicazioni.

Un’altra novità nella suite: Google Vids, un’applicazione per la creazione di video con intelligenza artificiale. Consente agli utenti di creare e modificare video professionali direttamente nel cloud. Questi nuovi strumenti rafforzano Google Workspace come piattaforma completa per la collaborazione e la comunicazione.

Google Workspace e Microsoft 365 a confronto

Con il software di produttività Google Workspace, Google intende rivolgersi al segmento business: una dichiarazione di guerra al leader di mercato Microsoft e di conseguenza al suo prodotto concorrente Microsoft 365. Confrontiamo i due prodotti per quanto riguarda i seguenti aspetti:

• Offerta di app
• Archivio cloud
• Condivisione di file
• Cooperazione
• E-mail
• Sicurezza
• Protezione dei dati
• Prezzi

Il nostro confronto è aggiornato a settembre 2024.

Offerta di app

Guardando la gamma di prodotti dei due pacchetti di business app, si può notare che l’ambito funzionale perlopiù coincide. Fondamentalmente per ogni app di Microsoft 365 Google offre un’alternativa corrispondente.

Una caratteristica unica del prodotto di Microsoft è l’opzione di download. Tutte le business app di Microsoft 365 sopra elencate sono disponibili anche come versioni desktop e possono essere installate direttamente dal cloud su dispositivi locali (a seconda del piano di prodotto selezionato) e possono essere utilizzate anche offline.

Anche Google Workspace offre funzioni offline per Google Documenti, Fogli e Presentazioni. Non nella forma di un’applicazione desktop, tuttavia, ma come funzione dell’applicazione web. Unico prerequisito è usare il browser web Chrome, inclusa un’estensione per il funzionamento offline.

Archivio cloud e condivisione di file

Le soluzioni cloud come Microsoft 365 e Google Workspace sono particolarmente convincenti nel contesto aziendale grazie alla memorizzazione centralizzata dei dati su internet.

Microsoft si affida al servizio di file hosting OneDrive per Microsoft 365. Gli utenti di Google Workspace hanno accesso alla piattaforma di archiviazione cloud Google Drive con un contingente esteso di archiviazione.

Mentre Microsoft fornisce a tutti gli utenti di Microsoft 365 1 terabyte (TB) di spazio cloud, il volume dell’archivio di Google Workspace dipende dalla versione di prodotto utilizzata: si possono acquistare da 30 GB a 5 TB per utente, mentre nella versione Enterprise lo spazio di archiviazione disponibile è illimitato.

Sia Microsoft sia Google offrono la possibilità di sincronizzare l’archivio cloud con un dispositivo. I file e le cartelle memorizzati online sono disponibili anche offline.

Quando si tratta di gestire i file archiviati online entrambe le soluzioni di archiviazione cloud sono caratterizzate da un’ampia gamma di funzioni. Per il lavoro quotidiano risultano molto pratiche la cronologia delle versioni e le funzioni di condivisione con cui gli utenti possono condividere file con persone all’interno o all’esterno dell’organizzazione con un semplice clic del mouse, anche impostando un limite di tempo.

Google Workspace offre anche una funzione di ricerca basata sulla NLP (Natural Language Processing), presente in tutte le applicazioni.

Strumenti di collaborazione

In qualità di piattaforme di collaborazione Microsoft 365 e Google Workspace forniscono potenti strumenti per comunicare e collaborare con colleghi, colleghe, clienti e partner commerciali. Entrambe le soluzioni consentono la videotelefonia e la messaggistica istantanea, così come l’editing collaborativo di testi, fogli di calcolo e presentazioni sul cloud.

La risposta di Google a Skype for Business e Microsoft Teams è il servizio di videoconferenza Google Meet. Invece, Google Chat fornisce agli utenti una piattaforma di comunicazione per messaggi diretti e conversazioni di gruppo.

I siti web aziendali interni e altre applicazioni intranet possono essere implementati in modo professionale sia con Google Workspace che con Microsoft 365. Con Sites, Google si affida a un sistema di modelli intuitivamente comprensibile con possibilità di progettazione limitate. Microsoft SharePoint, invece, non è così facile da capire intuitivamente, ma offre molte più possibilità per l’implementazione di applicazioni web interne all’azienda.

Con Yammer e Google Spaces, entrambi i fornitori offrono soluzioni cloud che abilitano i social network interni e interaziendali.

Posta elettronica

Sia Microsoft 365 che Google Workspace offrono funzionalità di e-mail professionali per aziende, tra cui un calendario e una rubrica.

Gli utenti di Microsoft 365 gestiscono il proprio traffico e-mail sia nel programma di posta elettronica Outlook sia nell’applicazione per browser Outlook sul Web, anche sul dispositivo mobile. Con Google Workspace la gestione della posta elettronica viene eseguita nell’applicazione web Gmail, che costituisce anche la base dell’omonimo prodotto di e-mail gratuita.

A differenza dell’account gratuito di Google, Gmail è disponibile per gli utenti di Google Workspace con un’interfaccia utente senza pubblicità e un dominio con e-mail personalizzata. Con Microsoft 365 è possibile avere un dominio con e-mail personalizzata solo in modo indiretto.

Sicurezza e privacy

Google Workspace vs Microsoft 365: quale prodotto è più sicuro? In linea di principio entrambi si rivolgono a imprese i cui processi aziendali sono soggetti a severe direttive di conformità alle norme per quanto riguarda la sicurezza delle intercettazioni e la protezione dei dati.

Entrambi i fornitori si affidano a solide tecnologie di crittografia per l’archiviazione dei dati nel data center e per la trasmissione dei dati tra client e server.

Inoltre, sia Microsoft 365 sia Google Workspace sono stati progettati per soddisfare i principali standard di settore e le normative per l’elaborazione sicura dei dati.

• Entrambe le piattaforme sono certificate secondo gli standard internazionali per la sicurezza delle informazioni, la sicurezza e la protezione dei dati nel cloud in conformità alle norme ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27017, ISO 27018.
• Tutti i servizi cloud Microsoft soddisfano gli standard di controllo dell’organizzazione dei servizi per la sicurezza operativa (SOC 1, 2 e 3), che includono controlli annuali per la sicurezza dei dati, la disponibilità, l’elaborazione dell’integrità e la riservatezza. Anche Google Workspace è certificata secondo le norme SOC 2 e 3.
• In qualità di membri del Federal Risk and Authorization Management Program (FedRAMP), entrambi i fornitori sono stati sottoposti a un processo di valutazione e approvazione che qualifica i loro prodotti cloud per l’uso nelle agenzie governative statunitensi.
• Entrambe le piattaforme cloud supportano il Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) per garantire l’elaborazione sicura delle transazioni con carta di credito.
• Tutti gli strumenti cloud della gamma di prodotti Microsoft e le soluzioni di Google sono conformi a HIPAA. L’Health Insurance Portability and Accountability Act degli Stati Uniti fornisce regole rigorose per il trattamento dei dati dei pazienti.
• A partire dall’autunno 2024, Google interromperà il supporto alle app di terze parti che utilizzano esclusivamente password per l’autenticazione. In questo modo, il provider sottolinea il suo impegno verso standard di sicurezza avanzati e promuove l’uso di metodi di autenticazione sicuri come OAuth.

Sia Microsoft sia Google hanno implementato misure di privacy che consentono alle aziende un utilizzo conforme al RGDP delle applicazioni cloud.

Tariffe

Google offre Google Workspace in tre versioni:

Google fornisce anche una versione Enterprise per le grandi aziende, che dispone di uno spazio di archiviazione illimitato.

Microsoft offre alle aziende una gamma di prodotti più differenziata. In totale sono disponibili quattro piani con diverse funzioni per l’uso commerciale.

Conclusioni finali su Google Workspace e Microsoft 365

Google Workspace si presenta come un forte concorrente nel confronto diretto con il leader di mercato Microsoft 365: entrambe le piattaforme offrono funzioni e strumenti completi che sono essenziali nei moderni ambienti aziendali per un’efficiente collaborazione e una migliore produttività.

Google Workspace è particolarmente apprezzato per la perfetta integrazione delle sue applicazioni web, che consentono di lavorare da qualsiasi luogo e su qualsiasi dispositivo. Inoltre, ci sono offerte innovative come Google Vids, che rendono la piattaforma molto interessante per le professioni creative e orientate ai media.

Il cloud di Microsoft offre molte funzionalità online che sono già disponibili anche su Google. Microsoft 365, invece, offre agli utenti il vantaggio della disponibilità offline attraverso applicazioni desktop scaricabili, che possono essere particolarmente preziose per gli utenti che preferiscono lavorare con software installati. Questa opzione consente di rimanere produttivi anche senza una connessione a internet.

La scelta tra Google Workspace e Microsoft 365 dipende fondamentalmente dalle esigenze specifiche dell’organizzazione e dalle preferenze dei dipendenti. In definitiva, entrambe le piattaforme consentono di svolgere un lavoro altamente connesso e flessibile che supporta la trasformazione digitale dei processi aziendali.