Implementare lo smart working: lavorare da casa con successo

L'introduzione dello smart working è una vera sfida sia per i dipendenti che per i datori di lavoro. Tuttavia, non è mai stato così facile come ora lasciare che i dipendenti lavorino da casa. Oggigiorno è possibile lavorare da casa in maniera efficace e organizzata. Per fare questo è però necessaria una buona preparazione e un ampio know-how per poter organizzare al meglio il lavoro anche da remoto.

Lo smart working sta diventando sempre più popolare tra le aziende. Ci si risparmia il viaggio in ufficio, si ha la possibilità di cucinare pasti freschi durante la pausa pranzo ed è molto più facile conciliare lavoro e famiglia. Inoltre, molte persone lavorano più liberamente e in modo più produttivo, grazie alla pace e alla tranquillità della propria casa.

In linea di principio, quindi, implementare lo smart working può essere anche un vantaggio per il datore di lavoro: molti dipendenti sono più produttivi, poiché meno distratti, possono concentrarsi meglio e si ammalano di meno. Lo smart working può avere un impatto molto forte su un'azienda: i dipendenti sono generalmente più soddisfatti e leali.

Qualunque azienda voglia implementare lo smart working deve tenere conto degli aspetti tecnici e personali associati a questo cambiamento. I requisiti tecnici possono essere soddisfatti in brevissimo tempo e possono essere mantenuti con poco sforzo. La componente personale, tuttavia, richiede un'attenzione costante. Proprio come in ufficio, si dovrebbe cercare una discussione aperta con i dipendenti, che è importante siano sempre supportati e motivati quando necessario.

I responsabili e i capi dovrebbero evitare di lasciarsi prendere dalla mania del controllo. Durante lo smart working, il più grande svantaggio per l'azienda è che non si ha un controllo esatto se e per quanto tempo il dipendente lavora realmente sul compito assegnatogli. Tuttavia, ci sono vari strumenti che possono essere utilizzati per registrare meglio le attività dei dipendenti. Questo è utile non solo per vedere quanto sono produttivi i dipendenti che lavorano in smart working, ma anche per valutare meglio la quantità di lavoro svolto. Sapendo esattamente quanto tempo richiede lo svolgimento di un compito, è possibile scrivere offerte ed emettere fatture in maniera precisa. A loro volta, i dipendenti possono assicurarsi di non lavorare più del dovuto: cosa che può accadere più facilmente di quanto si possa pensare, a causa della sovrapposizione tra lavoro e vita privata.

Anche il lavoro da casa richiede un accesso rapido a tutti i dati che sono importanti per svolgere i propri compiti, proprio come in ufficio. Un modo efficiente per memorizzare, condividere ed eseguire il backup dei dati è grazie a un cloud storage. Nel cloud tutti i collaboratori possono accedere ai dati memorizzati e condividerli con i colleghi, direttamente via Internet. Inoltre, è possibile impostare una sincronizzazione automatica dei dati con Cloud Backup, per evitare di perdere documenti importanti.

Anche quando si lavora da casa, è meglio che i dipendenti utilizzino solo dispositivi di proprietà dell'azienda. I computer privati sono spesso troppo vulnerabili ai malware e quindi non sono al sicuro dal furto di dati.

Chi decide di introdurre lo smart working nella propria azienda, o in generale lavora con dati aziendali sensibili, dovrebbe prevenire il rischio di perdita di dati assicurandosi sempre di avere un alto livello di sicurezza. A tale scopo gioca un ruolo fondamentale scegliere sempre la migliore crittografia possibile per il proprio disco rigido, che in caso di furto esenta anche l'utente dal denunciare il furto alle autorità di protezione dei dati.

Non appena i dipendenti iniziano a lavorare in smart working, è necessario che l'azienda organizzi una formazione intensiva in materia di protezione dei dati. Ciò dovrebbe includere l'aiuto ai dipendenti per quanto riguarda la sicurezza della loro rete privata. In particolare, l'implementazione di procedure o strumenti in grado di generare una password sicura dovrebbe essere all'ordine del giorno.

Inoltre, i dipendenti devono essere informati che i dati aziendali non devono essere memorizzati su supporti di memorizzazione esterni, come chiavette USB o dischi rigidi. L'azienda deve piuttosto definire una soluzione sicura per la memorizzazione, l'invio e il backup dei dati, e configurarla di conseguenza.

Occorre affrontare anche argomenti come il phishing e il pharming: la mancanza di protocolli per quanto riguarda il trattamento delle mail e dei siti sospetti può portare a una gestione incauta delle informazioni su Internet. In generale, è sempre buona norma prestare attenzione ai certificati SSL dei siti web.

L'utilizzo di una VPN (Virtual Private Network) è indispensabile per lo smart working in molte aziende. Le reti virtuali sono accessibili da qualsiasi luogo, ma per farlo è necessario disporre dei permessi necessari. In questo modo, anche quando si è casa sarà possibile accedere grazie a Internet alla rete VPN interna dell'azienda. Così si garantisce che solo i dipendenti autorizzati o i partner commerciali abbiano accesso ai file o alle informazioni nella rete Intranet o sul server aziendale.

Per le aziende l'utilizzo di una rete Intranet è generalmente una buona idea. Questa può essere usata per rendere disponibili ai dipendenti i file presenti negli archivi, oltre che per creare pagine Wiki aziendali sui processi e i metodi di lavoro. L'organizzazione e la comunicazione vengono sempre al primo posto in una rete Intranet, il che rende questa rete interna uno strumento quasi indispensabile per lo smart working.

Con i giusti tool per la comunicazione aziendale, è possibile comunicare ed effettuare meeting e riunioni facilmente anche in home office. Con strumenti come Slack, Google Hangouts o WebEx è possibile impostare e tenere facilmente videoconferenze e presentazioni in buona qualità. La maggior parte delle soluzioni software può essere installata multipiattaforma su computer portatili, tablet e smartphone. Inoltre, è possibile anche effettuare telefonate classiche: con un software è possibile utilizzare la propria linea telefonica anche sul computer, e ricevere ed effettuare chiamate attraverso il proprio numero fisso.

Se avete bisogno di fissare traguardi e dare aggiornamenti costanti sui progetti, non è necessario perdere tempo richiedendo in continuazione report e feedback ai propri colleghi. Con i giusti strumenti di project management ogni dipendente può inserire autonomamente nuovi aggiornamenti sui progetti, anche lavorando in smart working, e contribuire così al buon funzionamento dell'azienda. Esistono molte offerte per piccole e grandi aziende, con diverse funzioni, alcune delle quali completamente gratuite.

Ciò che è particolarmente importante quando si lavora in smart working è la motivazione dei dipendenti. Non tutti preferiscono lavorare da casa. Tuttavia, in qualità di supervisore o manager, è possibile utilizzare determinati metodi per aumentare il morale dei dipendenti e la produttività.

Senza vedersi regolarmente, è difficile sapere se il lavoro viene svolto correttamente. Regolari incontri di feedback sono molto importanti per chi lavora in home office. Lo scambio costante aiuta a stabilire gli obiettivi e a comprendere lo stato dei progetti.

Molte aziende ricorrono a stand up meeting a inizio giornata, per dare o ricevere una breve panoramica dei traguardi raggiunti e dei progetti. I dipendenti e i manager comunicano tra loro in modo tale da organizzare il lavoro anche se non ci si trova nello stesso posto.

Le conference call settimanali dovrebbero essere utilizzate per dare un feedback generale al team, ad esempio per informare sui risultati ottenuti durante la settimana. Potete anche utilizzare queste chiamate per condividere esperienze personali dal vostro ufficio di casa. In questo modo i collaboratori possono darsi consigli e motivarsi a vicenda. Questo rafforza lo spirito di squadra anche a distanza.

Stabilendo in anticipo l'orario di lavoro principale e gli orari delle pause è possibile strutturare al meglio la giornata anche per i dipendenti che lavorano in smart working. A prima vista può sembrare una cosa di poco conto, ma in realtà la strutturazione della giornata lavorativa può avere risvolti psicologici positivi per molti dipendenti.

Prima di implementare lo smart working nella propria azienda, si dovrebbe verificare che i dipendenti abbiano tutti i materiali appropriati. Una sedia ergonomica e una buona attrezzatura tecnica non sono solo importanti per lo svolgimento del lavoro, ma hanno anche un grande valore psicologico. L'ideale è una stanza propria con una scrivania e una sedia da ufficio, in grado di garantire il giusto livello di privacy. Per i responsabili è semplice valutare se una postazione per smart working è appropriata, o se sono necessarie ulteriori attrezzature.

La comunicazione tra colleghi è importante per il morale dei lavoratori e per il mantenimento dello spirito di squadra. Lavorando da casa vengono meno tutte le occasioni di socializzazione tipiche dell'ufficio, e molte persone soffrono quindi la solitudine. È importante quindi che i supervisori stabiliscano e promuovano la comunicazione tra colleghi attraverso software per la chat. Favorire la comunicazione e lo scambio di informazioni anche durante lo smart working, consente ai dipendenti di sentirsi più a loro agio e lavorare in modo più produttivo.

Chi lavora per la prima volta in home office, è facile che si senta smarrito. Per evitare questo è particolarmente importante strutturare i compiti. Stilare una lista delle cose da fare aiuta enormemente a stabilire le normali strutture e i processi, anche quando si lavora da casa.

Vi preghiamo di osservare la nota legale relativa a questo articolo.