Intranet: definizione e possibilità di utilizzo

Ogni azienda funzionante è caratterizzata da una buona e chiara comunicazione. Ma soprattutto nelle grandi aziende e organizzazioni all'inizio non sembra essere un'impresa facile. Chiarire tutto via e-mail o telefono non è sempre la soluzione migliore. Se, ad esempio, i dipendenti desiderano scambiare file o memorizzarli a livello centrale, visitare i siti web aziendali interni o rendere disponibili notizie e altri contenuti, avere un punto di accesso uniforme è vantaggioso per tutti i dipendenti. Una intranet è una rete centrale in cui i dipendenti non solo hanno la possibilità di scambiare informazioni, ma anche di utilizzare programmi condivisi.

Il grande vantaggio è che una intranet è una rete informatica indipendente dedicata alla comunicazione interna aziendale. Tale network aziendale consente una trasmissione di dati particolarmente sicura. Tutti gli utenti autorizzati possono accedere all'intranet, utilizzare tutte le applicazioni e comunicare tra loro. In questo modo il flusso di lavoro viene notevolmente semplificato. Ma come si realizza una intranet, come funziona esattamente e quali sono i suoi vantaggi?

La parola intranet è composta dal latino intra (dentro) e dall'inglese net (rete), che combinate insieme significano "rete interna". L'intranet è una rete informatica alla quale solo un gruppo selezionato di persone può accedere. Anche se si basa sugli stessi standard di Internet, l'intranet non è accessibile al pubblico e viene utilizzata all'interno di aziende o organizzazioni come rete interna aziendale privata. Gli utenti hanno la possibilità di accedervi da qualsiasi luogo, sia all'interno dell'azienda sia attraverso una connessione VPN.

L'intranet rappresenta la base e l'infrastruttura per la comunicazione aziendale interna. L'obiettivo principale della rete è quello di rendere più efficiente la vita lavorativa quotidiana e di creare una cooperazione ben funzionante. Il vantaggio di una rete intranet su una rete pubblica è che la sicurezza dei dati è di fondamentale importanza. Poiché i dati scambiati all'interno di una intranet non raggiungono l'Internet pubblico, una tale rete interna offre una protezione sufficiente contro l'accesso non autorizzato dall'esterno.

Aziende, organizzazioni, associazioni, musei, fondazioni e altre istituzioni pubbliche beneficiano dei vantaggi di una intranet. Tuttavia va specificato che non tutte le reti sono uguali: la risposta alla domanda "Cos'è una rete intranet?" è definita singolarmente da ogni azienda. Le seguenti aree di applicazione mostrano quanto sia flessibile una intranet:

• Accesso alle applicazioni: una intranet è l'insieme di tutte le applicazioni web utilizzate internamente e offre l'accesso a esse.
   
• Creazione di una panoramica chiara: combina i file in un archivio a cui tutti i dipendenti hanno accesso. Ciò può includere un file o un server di database.
   
• Organizzazione del lavoro quotidiano: permette una facile collaborazione attraverso calendari, elenchi, attività o piani condivisi.
   
• Scambio di messaggi: assume la funzione di una lavagna nera. Su di esso i dipartimenti o i singoli dipendenti possono lasciare messaggi e suggerimenti.

Molte aziende combinano diverse di queste aree di applicazione tra loro o ricorrono ad altri possibili usi per creare reti private complesse in grado di funzionare con una varietà di applicazioni utili.

Le università, ad esempio, utilizzano una intranet per dare ai propri dipendenti e studenti la possibilità di condividere i file della biblioteca, come ad esempio prestiti digitali o altri dati universitari interni. Utilizzando un client VPN è possibile attingere al servizio anche da remoto. Da un lato semplifica la preparazione di seminari e conferenze, dall'altro riduce lo sforzo necessario per procurarsi articoli e libri rilevanti, a condizione che siano disponibili in formato digitale.

Se si vuole capire come funziona una rete intranet, si dovrebbe prima esaminare la sua differenza con Internet o una LAN (Local Area Network). Una LAN è la base tecnica per una rete intranet. Al contrario degli utenti di Internet che comunicano pubblicamente, l'intranet è isolata dal mondo esterno e accessibile solo a persone selezionate. In generale una intranet funziona proprio come Internet, poiché integra le applicazioni Internet.

Una LAN (Local Area Network) collega tra loro tutti i computer che si trovano all'interno di un edificio, ma solo uno di essi è collegato a Internet. Il router è il punto di accesso centrale per gli altri dispositivi. Per le reti più grandi ci sono anche server interni. Una rete intranet implementa una rete privata basata su PC collegati all'interno di una LAN.

Tuttavia l'intranet si basa principalmente su un server centrale e supporta tutti i protocolli Internet comuni e standard, tra cui TCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet Protocol) e HTTP/HTTPS (Hypertext Transfer Protocol), i quali garantiscono la base per lo scambio di dati all’interno della rete intranet garantendo la creazione di una connessione e la protezione contro la perdita di dati.

Su questi protocolli si basano diverse applicazioni intranet tipiche. Ciò include siti web, e-mail, chat, forum e banche dati. Oltre allo scambio di dati o documenti su un’intranet vengono pubblicate anche riviste speciali per i dipendenti o norme e regolamenti interni all'azienda.

La LAN riunisce in coppie quindi più computer sui quali viene realizzata una intranet. Servendosi di software quali Microsoft Sharepoint, Slack, IBM, Salesforce o Oracle, un esperto aggiunge all’intranet servizi web aggiuntivi che sono tipicamente utilizzati in modo simile nella rete Internet pubblica. In linea di principio, una rete intranet è quindi come una piccola versione di Internet. Ciò consente, tra le altre cose, i seguenti campi di applicazione:

• Fornisce server web per pubblicare informazioni e messaggi.
• Consente l'accesso a sistemi di back end.
• Integra i browser interni.
• Assicura lo scambio di e-mail all'interno dell'azienda e via Internet.
• Consente di creare e utilizzare siti web privati.
• Costituisce una base sicura per le conferenze telefoniche.
• Funge da base per lo scambio di informazioni attraverso una banca dati alla quale hanno accesso tutte le persone autorizzate.

In caso di scambio di dati e di utilizzo di applicazioni web interne sono indispensabili elevati standard di sicurezza. Ci sono varie tecnologie che possono essere utilizzate per proteggere una rete intranet. Ad esempio ci si potrebbe servire di un server proxy: solo il server centrale della rete, il cosiddetto server proxy, infatti, ha accesso a Internet. Potrebbe trattarsi ad esempio di un PC. Se gli utenti di altri PC desiderano accedere a Internet a partire dalla rete, possono farlo solo attraverso una connessione sicura al server proxy.

Il più delle volte, tuttavia, gli esperti ricorrono ai firewall per proteggere una rete intranet. Un firewall serve a proteggere la rete aziendale da accessi esterni indesiderati e a schermarla in modo sicuro. È interessante notare che, per funzionare, una rete intranet non deve necessariamente essere collegata a Internet.

Se gli utenti dell'intranet hanno bisogno di accedere a Internet, possono farlo in qualsiasi momento tramite una connessione sicura. L'accesso alla rete interna dall'esterno, invece, non è possibile per gli utenti che si trovano su Internet. I firewall intermedi determinano quali utenti abbiano l’accesso e a quali sia negato.

Un'altra tecnologia utilizzata per proteggere una rete intranet è la cosiddetta zona demilitarizzata (DMZ). Se installata correttamente da uno specialista, offre condizioni di sicurezza ottimali. Serve a creare una cosiddetta zona cuscinetto tra la LAN e Internet. Le zone demilitarizzate sono a loro volta dotate di firewall agli ingressi e alle uscite che regolano rigorosamente l'accesso ai dati all'interno della rete.

In genere nelle zone demilitarizzate vengono utilizzati due firewall: un firewall è collegato tra la rete pubblica (cioè Internet) e la zona buffer demilitarizzata, mentre l’altro si trova tra la DMZ e l'intranet, cioè la LAN e le applicazioni Internet configurate internamente.

I dipendenti che desiderano accedere all'intranet al di fuori dell'edificio aziendale come alternativa possono creare una virtual private network, ovvero una connessione VPN. Grazie all'Internet pubblico viene creata una rete virtuale sotto forma di canale isolato attraverso il quale i dipendenti possono accedere alla rete interna aziendale per mezzo di un accesso sicuro.

Tutte le informazioni trasmesse sono crittografate in modo che non vi siano falle di sicurezza. Ad ogni accesso l'utente deve inoltre autenticarsi inserendo la password precedentemente definita. Si può immaginare una connessione sicura come un tunnel attraverso il quale è possibile proteggersi dagli altri utenti della rete pubblica.

L'installazione e la realizzazione tecnica di una rete intranet richiede l'intervento di una persona con competenze adeguate. È importante installarla correttamente per evitare falle di sicurezza o accessi non autorizzati alla rete interna. Sono possibili due tipi di portali basati su una rete intranet: gli Enterprise Portal (EP) e quelli orientati al processo. Essi mettono a disposizione tutte le applicazioni richieste all’interno dell’azienda.

• Gli EP (Enterprise Portal) conquistano gli utenti grazie all'interfaccia uniforme in cui si può accedere alle varie applicazioni intranet. In particolare se una rete intranet contiene molte applicazioni per gli utenti, la versione Enterprise è la migliore perché molto chiara. I dipendenti di un'azienda possono vedere tutte le applicazioni integrate in un batter d’occhio. Nella maggior parte dei casi l'utente accede alla piattaforma tramite un browser. Il vantaggio è che gli utenti devono accedere una sola volta al portale intranet selezionato invece di dover accedere a ogni singola applicazione.
   
• I portali specializzati in processi aziendali si concentrano principalmente su processi che vengono gestiti regolarmente. Ciò include, ad esempio, il pagamento delle spese di viaggio o di ordini. I processi sono di solito implementati tramite applicazioni separate. A differenza del portale aziendale, non sono integrati nel portale stesso.

Pertanto chiunque intenda creare una intranet per la propria azienda deve contattare un esperto, a meno che non sia in grado di crearne una autonomamente. Oltre alla configurazione tecnica è anche importante che l'amministratore assegni i permessi di accesso necessari. Per l'introduzione di una rete intranet occorre rispondere alle seguenti domande:

• Quali persone dovrebbero essere coinvolte?
• Chi sarà responsabile dell'impostazione dei documenti e della distribuzione dei permessi di accesso individuali?
• Come dovranno essere il layout e il design?
• Qual è lo scopo dell'intranet (ad esempio scambio di dati, bacheca, calendario condiviso, liste, ecc.)?

Il notevole risparmio di tempo è un fattore importante a favore dell'uso di una rete intranet. Invece di inviare e-mail a ogni singola persona, una intranet offre, tra le molte altre funzioni, una piattaforma ottimale per lo scambio di dati. Ciò aumenta la produttività dei dipendenti, poiché non bisogna più sprecare inutilmente il tempo di lavoro in percorsi di trasmissione complessi.

Oltre a ciò una rete intranet non solo accorcia e semplifica i canali di comunicazione, ma garantisce anche che ciò avvenga in modo sicuro: le zone demilitarizzate e i firewall intermedi garantiscono elevati standard di sicurezza. Poiché una intranet è per definizione una LAN o WAN che fornisce applicazioni specifiche per Internet all'interno di un'azienda, lo scambio di dati avviene esclusivamente in modo sicuro, a differenza di quanto avviene nella rete Internet pubblica.

Con applicazioni intranet selezionate i dipendenti rendono disponibili con pochi clic del mouse cartelle, messaggi, appuntamenti o altre informazioni all'intera azienda o a gruppi specifici di persone nell'azienda. Una rete intranet consente quindi di ottimizzare alcuni processi interni dell'azienda.

A seconda della soluzione software scelta, una intranet può portare una moltitudine di ulteriori vantaggi:

• scambio rapido di dati;
• aumento della produttività;
• maggiore risparmio di tempo;
• archivio dati categorizzato in modo chiaro e logico;
• canali di comunicazione semplici, ad esempio attraverso chat o blog integrati;
• pubblicazione interna delle regole aziendali, informazioni sui benefici per i dipendenti e molto altro ancora;
• risparmio di risorse nel rispetto dell'ambiente grazie all'uso di documenti digitali al posto delle stampe;
• lavoro di gruppo facile da implementare;
• integrazione di forum e sondaggi per coinvolgere i dipendenti nelle decisioni.

L'altra faccia della medaglia è rappresentata sia dai costi di acquisizione sia da quelli successivi, entrambi svantaggiosi. Del resto la creazione della rete e i costi del software da soli non sono sufficienti. Affinché una rete intranet funzioni senza problemi rispettando tutti gli standard di sicurezza è essenziale un regolare dispendio di tempo, ad esempio per aggiornare il software o aggiornare il server. Uno specialista IT esterno o interno assicura che la rete sia regolarmente mantenuta, supportata e che eventuali problemi vengano risolti il più rapidamente possibile.

In aggiunta gli stessi utenti della rete intranet possono rappresentare una minaccia alla sicurezza. Spesso (come succede anche per molti altri accessi a Internet) vengono infatti utilizzate password poco sicure e troppo semplici, che alimentano il rischio che persone non autorizzate riescano ad accedere alla rete con facilità.

Al fine di garantire standard di sicurezza lato client, gli utenti dovrebbero sempre scegliere una password sicura, in modo che i dati sensibili non possano cadere nelle mani sbagliate. Se si accede al server tramite una connessione VPN da un computer privato, c'è anche il rischio che qualche malware riesca a intrufolarsi all’interno della rete intranet. Per questo motivo è necessario ricorrere a un efficace software antimalware.