Come utilizzare gli obiettivi SMART ed essere più produttivi

Per raggiungere risultati soddisfacenti bisogna porsi degli obiettivi. Lo sanno bene imprenditori e manager. Ma nella prassi accade spesso che i risultati si rivelino al di sotto delle aspettative. Uno dei motivi principali risiede negli obiettivi stessi. Questo perché già il tipo di obiettivi e il modo in cui vengono formulati influisce in misura sostanziale sulla probabilità di riuscita. Affinché gli obiettivi siano motivanti, raggiungibili e facciano progredire l’azienda, devono soddisfare determinati criteri. Proprio questi criteri sono riuniti nella metodologia SMART.

Quando si formulano gli obiettivi è possibile incappare in una lunga serie di errori. Talvolta gli obiettivi vengono formulati in modo troppo blando, altre volte in modo irrealistico. Talvolta non viene stabilita alcuna scadenza, altre volte la scadenza è troppo breve. Ciononostante, astenersi dal formulare obiettivi è impossibile: i traguardi guidano le azioni delle persone. Nel contesto aziendale, dirigono l’impegno dei collaboratori e fanno sì che i dipendenti utilizzino le proprie capacità e la loro creatività per conseguire i risultati auspicati. Gli obiettivi fungono da parametro di riferimento per misurare i progressi del team e, non da ultimo, costituiscono uno stimolo ad agire.

Tuttavia, affinché gli obiettivi possano portare effetti positivi, non è sufficiente indicare una direzione generica e lasciare tutto il resto a un “Fate del vostro meglio!”. Già nel 1990 con il loro lavoro di ricerca sulla teoria del goal setting Latham e Locke avevano dimostrato che gli obiettivi sono pienamente efficaci quando soddisfano cinque criteri ben definiti. I due studiosi hanno quindi riunito questi criteri nella cosiddetta formula SMART, laddove SMART è un acronimo composto dalle lettere iniziali dei cinque criteri.

Specifico: gli obiettivi devono essere formulati nel modo più preciso e concreto possibile. Soprattutto in ambito aziendale è importante che la definizione degli obiettivi non lasci spazio all’interpretazione, in modo tale che il risultato da perseguire risulti chiaro. Inoltre, l’obiettivo deve essere sempre formulato in termini positivi. (Formulazione positiva: “Vogliamo tornare a una situazione di guadagno.” Formulazione negativa: “Vogliamo uscire dalla situazione di perdita.”)

Misurabile: l’obiettivo deve essere formulato in modo tale che il suo raggiungimento sia obiettivamente verificabile. Definite grandezze di misura affidabili (ad esempio per il fatturato mensile, il numero di conversioni al mese o il numero di vendite a trimestre). Ciononostante, non tutti gli obiettivi possono essere misurati tramite indicatori rilevabili in modo quantitativo. Se non è possibile, è consigliabile utilizzare grandezze di misura qualitative come la soddisfazione dei clienti o dei collaboratori e registrarle ad esempio su una scala.

Appetibile/Accettato: l’obiettivo deve essere accettato da tutte le parti coinvolte, e ciascuno deve sentirsi motivato a raggiungerlo. Senza questo impegno e senza un coinvolgimento emotivo nei confronti dell’obiettivo, le probabilità di successo sono scarse.

Realistico: affinché gli obiettivi siano raggiungibili da parte dei collaboratori e i dipendenti accettino la responsabilità che ne deriva, gli obiettivi devono essere scelti in modo realistico. Sebbene possano essere estremamente ambiziosi, al team deve essere lasciata la possibilità anche di superare il livello prefissato. Se l’obiettivo appare utopico, qualunque motivazione viene soffocata sul nascere. Per formulare un obiettivo realistico, dovete tenere conto delle risorse a vostra disposizione e includere nel calcolo il tempo che potete dedicare al raggiungimento dell’obiettivo.

Definito nel tempo: ogni obiettivo deve essere collegato a un’indicazione temporale chiara. Se la linea del traguardo è definita in modo univoco, la motivazione dei collaboratori aumenta. Inoltre, in questo modo contrasterete la tendenza dei membri del team a procrastinare e a rimandare i loro compiti. Comunicate inoltre che, nel giorno prestabilito, verrà effettuata una verifica dei risultati raggiunti. In questo modo fornirete ai collaboratori un ulteriore stimolo a impegnarsi al massimo.

Il metodo SMART è uno dei metodi di formulazione degli obiettivi più diffusi in assoluto; tuttavia, oltre ai suoi punti di forza, presenta anche alcuni punti deboli.

Lavorare con obiettivi, soprattutto con obiettivi SMART, offre diversi vantaggi. Riproponiamo qui una panoramica dei più importanti:

• Semplificano la realizzazione: solo sapendo qual è la meta si può partire con l’abbigliamento giusto. Gli obiettivi SMART sono concreti e, pertanto, offrono una buona base di partenza per la progettazione dettagliata e di progetto.
• Creano chiarezza sulle priorità: gli obiettivi formulati in modo chiaro in base alla formula SMART sono utili soprattutto per i collaboratori che hanno difficoltà a definire le priorità e, in assenza di obiettivi chiari, si perdono facilmente in attività irrilevanti.
• Aumentano le probabilità di successo: l’utilizzo degli obiettivi SMART permette di verificare in modo affidabile se e in quale misura un obiettivo viene raggiunto. Conoscere questo chiaro parametro di valutazione può aumentare la motivazione e l’impegno dei collaboratori. Nell’ambito dello studio “Toward a Theory of Task Motivation and Incentives” dell’American Institutes for Research, la motivazione dei collaboratori ha registrato un aumento del 35% dopo la definizione di obiettivi chiari.

Per gli scettici del metodo SMART i vantaggi vengono tuttavia annullati da alcuni gravi svantaggi.

• Promuovono la mediocrità: gli obiettivi SMART richiedono la formulazione di pretese realistiche. Soprattutto in un contesto aziendale, questo può far sì che le idee visionarie non vengano perseguite e che manager e team si adagino nella mediocrità.
• Frenano la motivazione: se gli obiettivi SMART vengono definiti in modo poco ambizioso, l’effetto motivante viene meno, come ha dimostrato uno studio di LeadershipIQ.
• Aumentano l’ansia da prestazione: questo punto debole non è specifico del metodo SMART, bensì rappresenta il rovescio della medaglia di qualunque obiettivo. Poiché, tuttavia, gli obiettivi SMART permettono una netta distinzione tra “raggiunto” e “non raggiunto”, i collaboratori hanno meno possibilità di addurre giustificazioni e nascondere un fallimento. La possibilità che questa trasparenza produca realmente un aumento dell’ansia da prestazione dipende dalla cultura degli errori applicata nell’azienda: le cause del mancato raggiungimento dell’obiettivo vengono analizzate in modo costruttivo oppure vengono lanciate accuse personali?

Gli obiettivi sono il motore dell’attività aziendale. In questo contesto, il successo dipende dalla qualità degli obiettivi formulati. Con il metodo SMART potete fare affidamento su una formula comprovata per formulare gli obiettivi in modo tale da avere, insieme ai vostri collaboratori, una visione chiara della situazione e dello stadio di raggiungimento degli obiettivi, nonché una base su cui definire tappe di implementazione concrete.

Formulando gli obiettivi per voi stessi e per i vostri collaboratori in modo specifico, misurabile, appetibile, realistico e definito nel tempo, creerete una solida base per il successo. Sembra tutto molto semplice ma, in realtà, non lo è. Gli obiettivi SMART, infatti, possono anche risultare demotivanti e limitare la creatività e l’impegno.

Per questo è fondamentale applicare i singoli fattori SMART con grande cautela e consapevolezza del contesto: il team ha bisogno di direttive molto rigide oppure l’obiettivo dovrebbe lasciare ai collaboratori un certo margine per esprimere la propria creatività? Una scadenza stretta aumenta la produttività dei vostri collaboratori oppure dovreste cercare di definire scadenze realistiche per evitare una pressione prestazionale controproducente? L’efficacia degli obiettivi dipende dalle risposte a queste domande più approfondite. A questo riguardo, non esiste formula che possa fornire aiuto. Sta pertanto a voi saper valutare correttamente il contesto specifico.

E se non riuscite ad entrare in sintonia con la metodologia SMART, niente paura: esistono delle alternative. Documentatevi su altri metodi come il metodo WOOP, il modello KRAFT o il metodo ALPEN. La loro efficacia è parimenti comprovata e, in alcuni casi, questi metodi si rivelano addirittura migliori rispetto al metodo SMART per motivare i collaboratori a dare il meglio di sé.

Vi preghiamo di osservare la nota legale relativa a questo articolo.