E-mail post vendita: Modelli, esempi e consigli

Avete trovato un contatto molto promettente oppure sperate di aver incontrato un nuovo potenziale cliente: allora bisogna insistere! Anche se il primo contatto non è positivo, non bisogna gettare la spugna. Del resto vi basterà probabilmente pensare alla vostra giornata tipo in ufficio per capire quanto sia facile che un'e-mail si perda nel mucchio. Per questo è utile perseverare e continuare a inviare e-mail post vendita per spingere il contatto a fare il primo acquisto oppure un nuovo acquisto.

Troppo spesso anche i venditori esperti rinunciano troppo presto: per paura di essere troppo invadenti, oppure temendo che lo sforzo non verrà ripagato. In definitiva, scrivere e organizzare le e-mail richiede una grande quantità di tempo, che si potrebbe utilizzare anche per trovare altri contatti. Ecco un trucco che renderà più semplice questa attività: utilizzare dei modelli di e-mail post vendita. In questo modo avrete le formule e la struttura sempre a disposizione e dovrete semplicemente inserire i dati dei singoli contatti e i temi da trattare.

Abbiamo raccolto per voi diversi modelli per svariate finalità.

Supponiamo che a una fiera oppure a un evento di networking informale avete conosciuto un contatto molto promettente. Parlando, la persona ha espresso un grande interesse per i prodotti e i servizi che offrite e vi ha consegnato un biglietto da visita dicendo di poterlo contattare in qualunque momento. Avete già fatto un tentativo di contattarla telefonicamente oppure di raggiungerla per posta elettronica, senza però ricevere risposta. Questo però non deve in alcun modo impedirvi di fare un nuovo tentativo. È abbastanza normale che servono più tentativi prima di riuscire a contattare un cliente. Delle buone e-mail post vendita vi consentiranno di migliorare la probabilità di ricevere una risposta.

Tutto inizia con la riga dell'oggetto. L'oggetto è il primo, e spesso anche l’unico, elemento che il destinatario del messaggio leggerà. Se già questo non è sufficientemente convincente, con grande probabilità l’e-mail verrà cestinata. Si tratta di riuscire a conquistare l’interesse del destinatario del messaggio. A questo scopo risultano utili ad esempio le domande retoriche. Colpiscono particolarmente bene nel segno però anche righe dell'oggetto che affrontano dei problemi concreti oppure degli obiettivi del destinatario. Già nell'oggetto occorre chiarire che state offrendo una soluzione. In questo l’e-mail post vendita si distingue appena dalla cosiddetta “cold e-mail”, con la quale si prova a istituire un primo contatto.

La formulazione dell'oggetto dipende invece in gran parte dalla fase di contatto in cui vi trovate. Si tratta del primo tentativo oppure avete già inviato senza successo diverse e-mail? Dopo aver inviato alcuni messaggi senza risposta, potrete chiedere abbastanza tranquillamente se potete fare altri tentativi. Troverete alcuni esempi di buone righe di oggetto per le diverse situazioni nei nostri modelli di e-mail post vendita.

Per quanto riguarda il contenuto, valgono le seguenti regole: il più breve possibile, esauriente il giusto. Potete presumere che il contatto vorrà dedicare poco tempo a gestire le e-mail. I messaggi lunghi spaventano. Se invece riuscite ad arrivare al punto con poche frasi, il vostro messaggio si distinguerà dalla massa di e-mail indesiderate.

Delle indicazioni chiare renderanno anche più semplice per il potenziale cliente rispondere al vostro messaggio. Il vostro obiettivo è ricevere una risposta diretta. Se invece la persona deve pensare a lungo come rispondere al meglio, rimanderà la stesura dell’e-mail a un momento successivo, per poi dimenticarsene completamente. Con domande o istruzioni chiare (senza dare ordini) riceverete una risposta rapida.

Oltre al contenuto, anche il momento dell’invio può risultare decisivo per il successo oppure l’insuccesso del vostro messaggio. Se la distanza tra due e-mail è troppo breve, i messaggi possono essere percepiti come fastidiosi; se invece attendete troppo a lungo, è possibile che venga meno l’eventuale interesse. Di solito si consiglia un intervallo di 3-4 giorni tra due e-mail. È possibile anche osservare una distanza via via maggiore nei messaggi successivi. In questo modo si lascia al destinatario sufficiente tempo per scrivere una risposta nel caso in cui desideri farlo. Per quanto riguarda invece l’orario migliore per l’invio, dipende dalle abitudini del destinatario. Su questo punto è possibile dare soltanto indicazioni di massima.

Inviando delle e-mail post vendita è possibile fare degli errori, ma vi sono anche molti aspetti positivi. Presentando delle idee creative e un’offerta onesta, potrete distinguervi dalla massa.

Ci sono diverse situazioni in cui le vendite si affidano a e-mail post vendita. L’e-mail dovrà essere scritta anche in funzione di come sono andati i precedenti contatti.

A una fiera oppure in un altro contesto avete conosciuto un possibile cliente che è interessato alla vostra offerta. Avete preso i suoi dati di contatto e adesso cercate di trasformare il suo iniziale interesse in una vendita.

In questa e-mail fate riferimento sin dall'oggetto al precedente incontro. In questo modo predisponete il lettore a non cancellare immediatamente il messaggio. Nel contenuto presentate i vantaggi della vostra offerta brevemente, per punti, mantenendovi comunque concisi. Inserendo una domanda concreta alla fine si rende più semplice al destinatario rispondere.

Avete avuto la possibilità di parlare al telefono con il contatto degli aspetti fondamentali del vostro prodotto, ma non avete ancora ricevuto una risposta definitiva. Non è questo il momento di aspettare che il vostro interlocutore vi ricontatti, al contrario è il momento di passare all’offensiva.

Con un’e-mail di questo tipo vi presentate come esperto che offre il proprio aiuto al destinatario del messaggio. Inoltre, presentate al vostro referente qualcosa di concreto, che potrà esaminare con più attenzione al termine della conversazione telefonica. Facendo riferimento a un punto in particolare nel materiale informativo, segnalate inoltre che state trattando il suo caso specifico.

Avete già provato a raggiungere telefonicamente il vostro nuovo contatto, ma siete arrivati solo alla segreteria. Ovviamente avete lasciato un messaggio, ma è comunque una buona idea far seguire anche un’e-mail.

Poiché avete già lasciato un messaggio in segreteria e volete comunque fare una telefonata più approfondita, in questo caso potete sfoggiare la massima concisione possibile. In questo modo mostrate empatia per il destinatario, senza lamentare alcunché. Alla fine offrite due opzioni per potervi ricontattare.

Avete già inviato un’e-mail ma non avete ricevuto risposta. Molti lasciano perdere, ma non è ancora il momento. Scrivete nuovamente al contatto, cercando questa volta di prenderlo per il verso giusto.

Potete partire dal presupposto che il vostro primo messaggio non ha convito il vostro contatto. È quindi logico presentare altri benefici della vostra offerta. Occorre chiarire che vi siete occupati dell’impresa e delle sue esigenze. Già dall'oggetto occorre riprendere un obiettivo concreto dell’impresa.

Se anche dopo aver inviato più e-mail, non avete ricevuto alcuna risposta, non è ancora arrivato il momento di smettere. Invece che presentare ancora altri benefici della vostra offerta, potete ora passare a un contatto più personale.

In un’e-mail di questo tipo mostrate buona volontà dando anche dei segnali positivi. In questo messaggio potete rinunciare a snocciolare delle argomentazioni. Al contrario, provate a raggiungere il vostro referente sul piano personale.

Se è irragionevole rinunciare direttamente, arriva però il momento in cui bisogna smettere: dopo circa cinque tentativi è possibile smettere di mandare altre e-mail post vendita a un contatto che non risponde. Con l’ultimo tentativo, tentate un ulteriore cambio di strategia. In questo modo chiarite che sarà l’ultimo tentativo di stabilire un contatto. Il destinatario potrebbe effettivamente cadere nel cosiddetto effetto FOMO (Fear of missing out): il timore di perdere per sempre una buona offerta potrebbe magari spingerlo a stabilire un contatto.

In questo modo chiarite al destinatario dell’e-mail che in futuro non riceverà altri messaggi da parte vostra. Allo stesso tempo date però alla persona una via di uscita facile: basta semplicemente rispondere per ritornare in corsa. Non bisogna rimproverare nulla al contatto né tentare di convincerlo attivamente. Al contrario dovete ringraziare per la collaborazione alla (presunta) operazione di pulizia.

Se non doveste ricevere risposta nemmeno a questa e-mail, è giunto veramente il momento di lasciare in pace il contatto. Proseguendo ancora i tentativi di contatto, otterreste come unico risultato quello di compromettere la vostra credibilità. Con ogni probabilità il contatto non si farà comunque sentire.