OX App Suite

Software di collaborazione made in Germany: l’azienda tedesca Open-Xchange AG offre con la OX App Suite una soluzione per l'ufficio basata su cloud all’altezza di quella della concorrenza di Microsoft e Google. Cosa può fare questo software?

Come le altre due note soluzioni Software as a Service, ovvero Microsoft 365 di Microsoft e la Google Workspace di Google, l’OX App Suite è composta da diversi programmi che semplificano le operazioni quotidiane in ufficio: elaborazione di testi, alternativa a Outlook e un archivio cloud fanno parte del pacchetto.

Tuttavia l’OX App Suite, sotto forma di dashboard, offre un grande vantaggio. Qui vengono combinate tutte le singole applicazioni e gli utenti hanno a disposizione le informazioni più importanti a colpo d’occhio: nuove e-mail, appuntamenti imminenti, attività da svolgere, file importanti. Questo portale si può personalizzare in modo rapido e semplice utilizzando i widget. Ogni utente può mettere in evidenza le informazioni che ritiene importanti e nascondere quelle che non lo sono.

Nell’App Suite c’è anche un programma di posta elettronica: con l’app di posta elettronica, gli utenti possono ricevere, inviare e organizzare i messaggi in modo semplice e veloce. Il grande vantaggio è che si possono gestire diversi account utente tramite un’unica interfaccia. Le e-mail si possono ordinare in diverse cartelle o contrassegnare come importanti. Un’ampia funzione di ricerca offre ulteriore supporto quando si tratta di caselle di posta elettronica di grandi dimensioni.

OX Mail non viene rilasciato con un proprio server di posta, come accade ad esempio nel caso di Gmail: gli utenti o le aziende hanno invece la possibilità di integrare i propri account di posta esistenti.

L’e-mail Open-Xchange è anche mobile. L’interfaccia web si può scalare bene anche su piccoli dispositivi, inoltre è possibile utilizzare anche software aggiuntivi: le applicazioni mobili sono disponibili per iOS e Android.

Per poter utilizzare in modo efficiente un programma di posta elettronica, è necessaria una rubrica funzionale. L’App Suite offre OX Contacts per l’invio della posta, ma anche per altri scenari di applicazione. Il software consente agli utenti di creare, modificare e gestire i contatti. Inoltre i contatti possono essere raggruppati per argomento e rilasciati per altri utenti. Grazie alla funzione di sincronizzazione, gli indirizzi più importanti sono sempre disponibili su ogni dispositivo. Per facilitare il più possibile la creazione di nuove voci, i dati provenienti da fonti adeguate possono essere trasferiti direttamente alla rubrica.

Per l’organizzazione di appuntamenti, la Suite utilizza OX Calendar, un’organizzazione del calendario che consente di gestire contemporaneamente calendari diversi. Ad esempio, si possono gestire sulla stessa interfaccia gli appuntamenti privati e aziendali, a cui hanno accesso anche altri colleghi. Il software semplifica la pianificazione delle riunioni e l’invito dei partecipanti.

OX Drive fornisce agli utenti del software Open-Xchange una soluzione di cloud storage di facile utilizzo. I file e le cartelle sono facilmente trasferibili nell’archivio. Da qui, i file possono essere spostati e strutturati come noto dal disco rigido locale. È possibile condividere singoli file o intere cartelle per la collaborazione con colleghi e partner commerciali. Altri utenti possono accedere ai dati e visualizzarli, scaricarli o modificarli.

Per quanto riguarda i programmi di scrittura, Open-Xchange offre tre diverse applicazioni individuali che nell’insieme coprono lo spettro di funzioni a tutti familiare. Con OX Text si possono scrivere o formattare lettere e altri tipi di testo. OX Presentation vi permette di creare presentazioni visivamente accattivanti, proprio come ci si aspetterebbe da PowerPoint. OX Spreadsheet è un programma di fogli di calcolo che fornisce tutte le funzioni necessarie per i calcoli e la creazione di tabelle.

Gli utenti possono lavorare con diversi formati. Ad esempio, immaginiamo che si ricevano file creati con Microsoft Office: anche questi documenti si possono aprire e modificare con facilità. Poiché OX App Suite è un software di collaborazione, OX Documents offre naturalmente la possibilità di lavorare insieme: si possono condividere documenti con altri utenti e lavorare insieme sul contenuto.

La suite Open-Xchange offre la stessa gamma di funzioni di altre soluzioni di collaborazione; tuttavia, i vantaggi derivano dal design aperto del software, che a sua volta si basa sul concetto open source del progetto. All’OX App Suite hanno lavorato gli sviluppatori più diversi, tra cui alcuni dei programmatori che hanno sviluppato OpenOffice.

Gli utenti probabilmente noteranno l’approccio aperto soprattutto in OX Documents. A differenza di altri fornitori, questo software non ha un proprio formato di file. Invece i file di Microsoft Office, OpenOffice e LibreOffice si possono aprire e modificare facilmente senza alterare la formattazione dei documenti. Inoltre è possibile collaborare con altre persone su un documento senza dover utilizzare OX Documents.

Un ulteriore vantaggio, che ha a che fare almeno indirettamente con la community open source, riguarda la protezione dei dati. Proprio le offerte di Microsoft e di Google sono state ripetutamente criticate per la scarsa protezione dei dati degli utenti. L’OX App Suite è invece progettata per soddisfare i requisiti dell’RGPD.

Gli svantaggi possono derivare dall’approccio basato su cloud. La suite non è pensata per l’installazione su un PC domestico. Soprattutto gli utenti tecnicamente meno esperti dovrebbero sempre scegliere una soluzione già installata su un server. Anche le piccole e medie imprese (PMI) possono trovare troppo complicato installare e utilizzare la soluzione in una rete locale. Per questo si dovrebbe optare per l’offerta di un fornitore di hosting. Le aziende più grandi possono anche mettere a disposizione dei dipendenti l'OX App Suite tramite un proprio data center.

Così come le altre alternative a Microsoft Office l’OX App Suite si rivolge ad aziende di tutte le dimensioni: tutti gli utenti possono lavorare con l’OX App Suite , a partire dai liberi professionisti fino alle grandi aziende internazionali. Le funzioni del pacchetto software sono particolarmente utili se si desidera spostare i dati aziendali nel cloud. Da un lato, è possibile accedere ai file e alle informazioni da qualsiasi luogo e, dall’altro, è possibile lavorare insieme ad altri in modo semplice. Poiché documenti, rubriche e altri dati sono memorizzati nel cloud, i file possono essere rapidamente condivisi con altri utenti.

Anche l’aspetto Software as a Service è vantaggioso per questo gruppo di utenti: non è necessario configurare per l’app il PC o il computer portatile di ogni singolo dipendente, né installare il software o effettuare la regolare manutenzione. È sufficiente un dispositivo con un browser aggiornato e una connessione a Internet stabile. Anche se si cambiano i dispositivi, non è necessario installare nulla: grazie all'archivio cloud, tutti i dati sono immediatamente disponibili. In questo modo potete risparmiare tempo e denaro.