PDCA: ottenere un maggiore successo grazie al ciclo di Deming

Datore di lavoro, dipendente o lavoratore autonomo: tutti vogliono fare il proprio lavoro nel modo più efficiente possibile. Una maggiore produttività non solo porta a profitti più elevati, ma può anche migliorare la soddisfazione personale. Ma l'aumento della produttività è un processo continuo, non un traguardo fisso. Si può infatti lavorare costantemente per migliorare i processi: un ciclo che dura per sempre se si ha l’interesse.

Il fisico Walter Andrew Shewhart aveva avuto questa intuizione già negli anni '30, quando sviluppò un metodo ciclico per la garanzia della qualità. Il suo allievo William Edwards Deming affinò la teoria, motivo per cui oggi si sente spesso parlare di “ciclo di Deming” o “ruota di Deming”, mentre altri hanno più familiarità con il termine “ciclo PDCA”, acronimo che descrive la sequenza delle azioni “Plan, Do, Check e Act” (in italiano: pianificare, implementare, verificare e agire).

L'obiettivo principale è quello di imparare continuamente. Per questo motivo il ciclo PDCA è così versatile: il management ne può trarre beneficio, i processi di lavoro nella produzione o nella vita quotidiana dell'ufficio possono diventare più efficienti e persino la vita personale può migliorare grazie all'applicazione del ciclo di Deming.

Il ciclo PCDA è stato progettato con l'obiettivo di stabilire un modello continuo per il miglioramento continuo dei processi ed essere garanzia di qualità efficiente e continuativa. Il modello può essere utilizzato in molti contesti, specialmente attraverso le estensioni di Deming. Dietro alla ruota di Deming c'è un modello utile per qualsiasi processo di apprendimento e miglioramento.

A tal fine si seguono i quattro passaggi Plan, Do, Check, Act: pianificazione, implementazione, verifica, azione. Il ciclo può essere applicato ai processi lavorativi, ai prodotti e servizi che ne derivano, ma anche alle persone stesse. Il PDCA aiuta, ad esempio, a migliorare il lavoro di squadra esattamente come la stabilità di un articolo di vendita.

Il metodo PDCA è uno strumento popolare per l'implementazione di un processo di miglioramento continuo. Tale modo di pensare si basa sul presupposto che un'impresa debba continuare a migliorare nel tempo per sopravvivere sul mercato contro la concorrenza. Il ciclo di Deming è un piano concreto su come attuare l'idea di miglioramento continuo.

Il modello è diviso in quattro fasi che formano un processo ciclico.

Iniziate con la fase di pianificazione: quali problemi avete identificato e come pensate di poterli affrontare al meglio? Il primo passo è quello di determinare la situazione attuale. Il problema viene delineato in modo che si possa determinare esattamente come raggiungere l'obiettivo. Ciò include anche la pianificazione concreta delle risorse necessarie. Anche in questo caso per prima cosa si determina lo stato attuale e di conseguenza tutto ciò che è ulteriormente necessario.

Successivamente il team deve accordarsi sui fattori di successo. Cosa deve accadere perché la modifica sia considerata completata con successo? Solo dopo aver definito gli obiettivi in modo sufficientemente concreto potrete anche valutare se sarete riusciti a raggiungere un risultato accettabile. Ciò presuppone scegliere obiettivi realisticamente raggiungibili. Non ha senso definire successi utopici che non possono essere raggiunti in un lasso di tempo ragionevole e con uno sforzo sostenibile.

Dopo la pianificazione inizia la fase di implementazione. Il team o l'individuo ora si rende conto di ciò che si è prefisso di fare nella prima fase. La cosa migliore è di procedere a piccoli passi e mettere in discussione l'attuazione più e più volte. In questo modo è possibile assicurarsi di non perdere il controllo durante l'attuazione e di attenersi al piano. Inoltre è stato dimostrato nella pratica che il processo di cambiamento viene testato solo su piccola scala: ad esempio prima su un prodotto e non sull'intera gamma di prodotti, oppure in un solo reparto e non in tutta l'azienda.

Pertanto anche questa seconda fase può essere considerata come una fase di prova. Questo momento va sfruttato per ottenere informazioni: solo perché qualcosa è stato pianificato correttamente non significa che funzioni senza errori una volta messo in pratica. Le esperienze che avete accumulato nella fase “Do” vi portano direttamente alla terza fase.

Nella fase di verifica i risultati raccolti vengono confrontati con gli obiettivi fissati. Ora dovete analizzare criticamente ciò che ha funzionato bene e ciò che è andato diversamente da quanto vi aspettavate. È importante mantenere la massima oggettività nell’osservare il piano e la sua attuazione. Contraffare i risultati solo per evitare di mettere in pericolo la propria strategia non aiuta il processo di miglioramento a crescere. I problemi della fase “Do” non devono essere visti come battute d'arresto, ma piuttosto come opportunità di apprendimento: è proprio a questo che serve questa fase.

Nella fase di controllo i risultati non solo sono riassunti, ma anche analizzati: perché qualcosa non è andato secondo i piani? Una volta che avete capito come si sono verificati i problemi, sarete in grado di modificare il piano di conseguenza e ottenere risultati migliori la volta successiva.

Ora che i problemi sono noti e le cause sono state identificate, il piano può essere adattato e infine attuato. Mentre la fase “Do”, eseguita su piccola scala, è stata una prova di funzionamento, la quarta e ultima fase comprende l’intero quadro d'insieme. A seconda della struttura in cui si utilizza il ciclo di Deming, si estende l'applicazione.

Una volta completata la trasformazione, il nuovo stato è da considerare il vostro standard. Questo livello di qualità non deve più essere abbandonato per scelte di qualità inferiori. Pertanto si deve anche installare una forma di controllo. Potete interrogarvi regolarmente e assicurarvi di non ricadere in vecchi schemi; in alternativa questa funzione di controllo può anche essere ricoperta da un’altra persona come un mentore, un supervisore o simili. Per auspicare un ulteriore sviluppo è importante non fare passi indietro. Il prossimo ciclo PDCA riprenderà dal nuovo stato attuale, lo standard.

Prendiamo come esempio una fabbrica di mobili. La direzione vuole aumentare la produzione di armadi. Viene constatato che tutte le parti dell'armadio sono assemblate in fretta, eccezion fatta per i piedini tondi, i quali necessitano sempre di più tempo. Per velocizzare questa parte del processo dovrebbe essere d’aiuto la ruota di Deming.

Durante la fase di progettazione (Plan) viene riscontrato che il tornio utilizzato per produrre gli oggetti rotondi è soggetto a molti errori. I piedini difettosi devono essere smaltiti con una certa frequenza, il che non solo rallenta la catena di produzione, ma comporta anche inutili spese aggiuntive. Il piano è quindi di acquistare un macchinario più moderno. Invece di sostituire direttamente tutte le macchine in questione, si inizia con una sola per testarne l’efficacia.

Nella seconda fase (Do) si testa il nuovo macchinario. Il lavoro con il nuovo dispositivo viene monitorato per un mese mentre le vecchie macchine continuano a funzionare. In questo modo i responsabili hanno il vantaggio di poter vedere se valga davvero la pena investire nel nuovo macchinario.

In seguito viene appurato che, nonostante l'errore di produzione sia stato arginato, la velocità di produzione non è affatto aumentata. Nella terza fase (Check) viene analizzato questo problema e viene riconosciuto che i dipendenti sono così abituati al vecchio macchinario che hanno ancora difficoltà a utilizzare il nuovo in modo altrettanto efficiente.

Pertanto il piano sarà modificato e pienamente attuato nella fase finale (Act): tutte le macchine verranno ora sostituite e allo stesso tempo i dipendenti riceveranno istruzioni dettagliate sulle nuove attrezzature. In questo modo si accelera notevolmente la produzione di mobili e si riducono al minimo gli scarti. L'azienda accetta ora la nuova velocità di produzione come standard.

Il ciclo di Deming è uno strumento meraviglioso per introdurre miglioramenti in modo sostenibile e riflessivo. Invece di precipitare e forzare un cambiamento delle procedure abituali, si procede a piccoli passi e sempre sotto stretta osservazione. Una modalità che tuttavia rappresenta anche uno dei grandi svantaggi del metodo PDCA: è infatti necessario investire molto tempo nella pianificazione, poiché la ruota di Deming non fornisce soluzioni rapide ai problemi.