La lettera di ringraziamento dopo il colloquio: modelli e formulazioni

Anche se in Italia non sono molto utilizzate, le lettere di ringraziamento a seguito di un colloquio sono molto popolari in Inghilterra e negli Stati Uniti. Dopo un colloquio di lavoro, ringraziate gentilmente la persona con cui avete parlato per iscritto, rafforzando la buona impressione che speriamo abbiate lasciato. Ma come si presenta una lettera di ringraziamento?

Non è mai sbagliato mostrare cortesia e cordialità, sia nella vita quotidiana che nel processo di candidatura. Un breve e simpatico messaggio di ringraziamento dopo il colloquio vi offre tre vantaggi:

• Lascerete un’impressione positiva: con il messaggio, lanciate un segnale positivo, che potrebbe influire positivamente sulla vostra valutazione.
• Fate in modo che ci si ricordi di voi: anche il personale più esperto può perdersi tra le molte candidature. Con un messaggio cordiale dopo il colloquio, vi distinguerete dalla massa.
• Date un segno del vostro interesse: un messaggio di questo genere, non richiesto, dimostra il vostro interesse per il posto di lavoro. Se si fanno anche riferimenti a specifici argomenti di conversazione, sarà ancora più forte l’effetto di testimoniare il vostro impegno e la vostra attenzione.

Poiché una tale lettera di ringraziamento è piuttosto rara in Italia, si ha davvero un vantaggio rispetto a chi non lo fa: a differenza di altri candidati, si utilizza un mezzo aggiuntivo per lasciare un’impressione positiva e una testimonianza del proprio interesse – ovviamente sempre che lo si faccia bene!

Quando si scrive una lettera di ringraziamento, è importante scegliere il momento appropriato. Chi è responsabile della decisione non deve ricevere questa lettera né troppo presto, né troppo tardi, altrimenti l’e-mail perde il proprio effetto:

• Troppo presto: se scrivete il giorno stesso, da un lato finirete per apparire eccessivamente zelanti, dall’altro perderete l’occasione di utilizzare la lettera per farvi ricordare, dato che chiaramente in poche ore ancora non si sono già dimenticati di voi.
• Troppo tardi: se la lettera di ringraziamento arriva quando la decisione è già quasi finalizzata, perde lo scopo per cui viene scritta, dato che forse nel frattempo siete già stati scartati. Inoltre i ringraziamenti tardivi suonano poco autentici.

Come regola generale, un paio di giorni sono un lasso di tempo appropriato. Se il messaggio raggiunge la persona con cui avete fatto il colloquio in questo lasso di tempo, farete una buona impressione: dimostrerà che state ancora pensando alla conversazione e sembrerete sinceri.

La vostra lettera di ringraziamento dopo il colloquio deve sembrare onesta e accattivante. Un atteggiamento invadente potrebbe persino danneggiare la buona impressione che si desidera sottolineare con la lettera. Pertanto, vi consigliamo di astenervi dal formulare richieste nel messaggio. Non chiedete alla persona di scegliervi e non sollecitatela ad affrontare i tempi della decisione.

Inoltre, cercate di fare in modo che la vostra e-mail non suoni come un tentativo di conquistarsi la simpatia della persona che state contattando: potrebbe avere l’effetto di stordirlo o infastidirlo. Ne seguirebbe un atteggiamento di rifiuto, non solo verso il messaggio, ma nei confronti della vostra intera candidatura.

In ogni caso si consiglia di essere brevi. Lo scopo non deve essere quello di fornire un lavoro supplementare a chi la leggerà: ricordate che chi effettua i processi di selezione ha molto lavoro da fare durante il processo di selezione. Consegnando loro una lunga mail traboccante di domande o informazioni, di sicuro non li metterete buon umore. Con poche frasi cordiali, invece, susciterete un’impressione positiva.

Per inviare la lettera al destinatario appropriato, innanzitutto accertatevi di essere in possesso dei dati di contatto corretti e aggiornati della vostra persona di riferimento. Soprattutto nel caso della posta elettronica, la comunicazione avviene solitamente tramite l’indirizzo generale del dipartimento del personale. Perciò, durante la conversazione, richiedete il biglietto da visita, in modo da avere l’indirizzo corretto della persona con cui avete parlato.

Inoltre, non dimenticate che questa lettera è comunque parte della vostra candidatura: pertanto il messaggio deve essere assolutamente privo di errori. Poiché un’e-mail di ringraziamento consta di poche frasi, qualsiasi svista ortografica, grammaticale o errore di formulazione finisce per essere molto grave.

Può essere difficile trovare il giusto tono, perciò vi proponiamo diversi esempi: è possibile utilizzare questi modelli come punto di partenza per la vostra e-mail di ringraziamento. Assicuratevi naturalmente di personalizzare il messaggio!

Nell’oggetto si chiariscono il contenuto e il contesto della propria e-mail e, nella prima frase, si è già arrivati al punto. Confermate il vostro interesse per l’impiego e citate un punto concreto della conversazione. In questo modo mostrerete alla persona che contattate che avete pensato alla conversazione. Infine, fate riferimento al vostro numero di telefono e segnalate la vostra disponibilità per eventuali domande.

In questo modello si presume che stiate rispondendo a un’e-mail, il che significa che la conversazione precedente rimane sotto il nuovo messaggio e aiuta i destinatari a classificarlo. Qui si tratta di un messaggio molto più informale, ma il modo di rivolgervi ai vostri destinatari dipende naturalmente dal tono del colloquio e dall’e-mail a cui rispondete. Se il colloquio si è svolto con più persone, rivolgetevi anche a ciascuno di loro individualmente (ordinandoli gerarchicamente), all’inizio della lettera di ringraziamento.

Se si è discusso più in dettaglio di un argomento specifico, sarebbe opportuno ritornarci nell’e-mail di ringraziamento. Ad esempio si può fare riferimento a un articolo specialistico per dimostrare le proprie conoscenze e la propria motivazione, nonché la propria proattività. Tuttavia, fatelo soltanto se davvero avete un contributo interessante da fornire.

Breve, cordiale, e con tutte le informazioni utili: in questo modello si arriva rapidamente al punto e si evidenzia ciò che più vi è piaciuto. Si loda solo indirettamente il proprio interlocutore, in modo da non risultare sgradevoli. Anche qui vi rendete disponibili per ulteriori contatti. La persona di contatto ha già il vostro numero di telefono nei documenti di candidatura, ma se lo scrivete nell’e-mail, evitate che debba cercarlo a lungo.

Il rischio di affossare la propria candidatura con un messaggio sbagliato non è per nulla lontano. Ma se si evitano pericolose insidie, è possibile avvantaggiarsi nel processo di candidatura grazie a un amichevole ringraziamento.