Sistemi di registrazione del tempo per il conteggio delle ore di lavoro: confronto tra le diverse soluzioni

Una corretta registrazione delle ore di lavoro è tanto importante per i datori di lavoro quanto per i dipendenti. In questo modo, i responsabili possono garantire che i dipendenti rispettino i tempi contrattuali. Grazie a una registrazione corretta, i dipendenti, d'altra parte, possono evitare le ore di lavoro straordinario non retribuito. La registrazione del tempo però può funzionare solo se viene implementato un sistema efficace.

La configurazione di un sistema di questo tipo, tuttavia, dipende fortemente dalle esigenze e dalle caratteristiche dell'azienda. Esiste un'ampia gamma di soluzioni che tengono conto di una grande varietà di circostanze, ad esempio come soluzioni puramente software o hardware o sotto forma di app per dispositivi mobili. Affinché possiate decidere quale sistema di registrazione del tempo sia adatto a voi, vi presentiamo le diverse possibilità.

Per il conteggio delle ore di lavoro, un sistema di registrazione del tempo completo, controllato dall'hardware ed elettronico non è adatto a tutte le aziende. Soprattutto nelle imprese piccole, le spese necessarie sarebbero sproporzionate rispetto all’utile. Per altre aziende invece, le installazioni fisse non sono la soluzione ideale perché i dipendenti non lavorano insieme nello stesso luogo. Quali sono le possibilità?

Ancora oggi, molte aziende più piccole utilizzano una tabella oraria, in cui i dipendenti inseriscono autonomamente i loro orari di lavoro. Il vantaggio di questo tipo di documentazione è chiaramente la quasi totale assenza di costi di acquisizione. Inoltre, non è necessario alcuno sforzo per spiegare ai dipendenti l'uso di questo sistema di registrazione del tempo per il conteggio delle ore di lavoro. L'uso di una tabella auto esplicativa dovrebbe essere intuitivo.

Non va sottovalutato uno degli svantaggi di un tale sistema, ovvero il fatto che i dati devono poi essere valutati manualmente. Se i dipendenti inseriscono solo gli orari d’inizio e fine, il superiore o il dipartimento del personale deve calcolare le ore lavorate e poi sommarle. Inoltre bisogna calcolare anche l'impegno richiesto per l'archiviazione del sistema.

La dimensione dell'azienda è quindi determinante nella scelta: se avete solo pochi dipendenti, sarà contenuto anche l'impegno di rielaborazione. Se invece foste costretti a elaborare le tabelle orarie di decine di dipendenti, l'investimento in una soluzione elettronica potrebbe rivelarsi più vantaggioso.

Questo sistema permette inoltre ai dipendenti di inserire informazioni false: mentre altri sistemi di registrazione del tempo inseriscono gli orari automaticamente, diventando quindi più difficili da manipolare, questa soluzione per il conteggio delle ore di lavoro si basa in gran parte sulla fiducia. C'è un certo controllo sociale da parte dei colleghi, ma la tabella oraria può funzionare solo se il datore di lavoro si fida dei suoi dipendenti.

Un tipico dispositivo per la registrazione del tempo è l'orologio marcatempo, ovvero quell'apparecchio in cui il dipendente inserisce una scheda, all'arrivo e all'uscita dall'azienda, su cui viene timbrato l'orario attuale. Come per la versione cartacea manuale, anche per questa versione (ormai obsoleta) le ore di lavoro devono essere sommate manualmente. Anche in questo caso l'archiviazione richiede un ulteriore lavoro. Il vantaggio di una macchina di questo tipo, tuttavia, è la facilità d'uso da parte dei dipendenti. Inoltre, è molto più difficile da manipolare.

In ambito aziendale i marcatempo classici sono ormai caduti praticamente in disuso, ma i vantaggi di questo sistema per il conteggio delle ore di lavoro si ritrovano nelle soluzioni hardware elettroniche e digitali che forniscono un dispositivo facile da usare e che sono relativamente a prova di falsificazione, elaborando i dati in modo standardizzato. In questo modo si eliminano addirittura gli svantaggi dell'orologio marcatempo manuale: i nuovi sistemi calcolano automaticamente i tempi e archiviano tutti i dati in modo indipendente.

I dipendenti s’identificano sul dispositivo mediante un badge o una scheda dotata di chip (sotto forma di RFID) o anche per impronta digitale, attivando contemporaneamente la marca temporale. Il timbro digitale non viene memorizzato sul chip/badge del dipendente, ma direttamente nell'apparecchio. I dati possono essere letti tramite software o interfaccia web. Tutte le informazioni vengono elaborate in modo comprensibile e sommate. In molti casi, i dipendenti possono anche controllare il proprio conteggio delle ore di lavoro o effettuare ulteriori impostazioni tramite un display sul dispositivo.

Per quanto confortevole sia questo sistema di registrazione del tempo digitale, ci sono tuttavia due svantaggi: da un lato, i costi di acquisizione potrebbero essere troppo elevati, soprattutto per imprese di dimensioni più piccole. Bisogna infatti calcolare non solo il costo del dispositivo stesso, ma anche quello per i chip/badge per ogni dipendente, per un altro eventuale dispositivo per programmare i chip/badge e per una probabile licenza per il software necessario. D'altra parte, tali orologi marcatempo possono essere utilizzati solo come soluzione stazionaria. Se ad esempio un dipendente sta svolgendo un servizio esterno, quel giorno non potrà accedere al sistema.

Per fornire un sistema di registrazione del tempo ai dipendenti che non sono in ufficio, ma lavorano ad esempio da casa o stanno svolgendo un servizio esterno, ci sono anche soluzioni mobili. I dipendenti possono sempre portare con sé il sistema di registrazione del tempo per il conteggio delle ore di lavoro tramite un'applicazione per smartphone. Le applicazioni mobili disponibili sono ormai numerose e la maggior parte di queste è anche molto facile da usare. Gli orari d’inizio e fine vengono registrati in pochi passi. Molte applicazioni offrono anche funzioni utili: ad esempio i dipendenti che svolgono servizi esterni possono fornire informazioni aggiuntive sul loro ordine attuale, come ad esempio il nome del cliente per il quale hanno lavorato quel giorno.

La localizzazione GPS degli smartphone consente inoltre di inserire i dati di localizzazione nel sistema di registrazione del tempo per il conteggio delle ore di lavoro; viene inoltre tenuto un registro degli spostamenti e vengono registrati i tempi impiegati per il completamento di un progetto o di un ordine. I superiori o il dipartimento del personale possono quindi controllare e valutare tutti i dati in un'applicazione online.

Un'applicazione mobile come sistema di registrazione del tempo per il conteggio delle ore di lavoro funziona quindi come una tabella oraria digitale, e porta con sé vantaggi e svantaggi molto simili. Anche questo sistema si basa in larga misura sulla fiducia, ma ciò è dovuto principalmente alla natura stessa del servizio esterno. Allo stesso tempo è relativamente facile da utilizzare. Il prezzo delle applicazioni è di solito inferiore a quello di una soluzione hardware completa.

Gli imprenditori possono inoltre scegliere tra diversi pacchetti e selezionare l'offerta giusta in base alle dimensioni della loro azienda. Non bisogna dimenticare che ogni dipendente in questo caso ha anche bisogno di uno smartphone. Se l'azienda non ha distribuito dispositivi aziendali, è necessario eseguire l'applicazione su quelli privati. Pertanto, dovete assolutamente informarvi in anticipo con quali sistemi operativi mobili è compatibile la rispettiva applicazione.

Così come ci sono applicazioni mobili per lo smartphone, esistono anche soluzioni software per il PC dell'ufficio. La struttura di questi sistemi di registrazione del tempo per il conteggio delle ore di lavoro è per lo più simile a quella delle applicazioni. Nel software, un amministratore configura tutti i dipendenti con i loro orari di lavoro individuali. Il programma si trova anche sui computer dei dipendenti. Non appena iniziano la loro giornata lavorativa, possono iniziare a registrare l'ora con un clic del mouse. Le pause e la fine dell'orario di lavoro possono essere registrate con la stessa facilità.

I superiori accedono a tutti i dati tramite un'interfaccia di amministrazione e quindi controllano il totale delle ore di lavoro di ogni singolo dipendente. Un sistema di registrazione del tempo sotto forma di software permette di solito di registrare anche ferie, malattie e giorni festivi. Non comporta dunque alcun lavoro aggiuntivo.

Gli svantaggi di questa soluzione derivano solo dai costi (anche questa variante funziona tramite licenze, che devono essere rinnovate a intervalli regolari) e dal posizionamento del software sul PC, che in genere deve prima essere avviato. Se la registrazione del tempo può essere avviata solo con un clic del mouse, il conteggio delle ore di lavoro potrebbe non essere registrato correttamente. Inoltre, questa soluzione è di uso limitato per il lavoro mobile e richiede in ogni caso un computer portatile.

Un sistema di registrazione del tempo online è molto utile se si desidera che tutti i dipendenti, che lavorino in ufficio, a casa o in un qualsiasi altro luogo, utilizzino la stessa applicazione per il conteggio delle ore di lavoro. In questo modo i dipendenti possono accedere al sistema tramite il browser. Similmente a quanto avviene con un software desktop, i dipendenti registrano il loro orario di lavoro in un portale web. I superiori, analogamente, possono visualizzare tutti i tempi registrati. Anche con questo sistema è possibile registrare informazioni aggiuntive, come assenze e giorni liberi.

Poiché è possibile utilizzare l'applicazione online tramite un normale browser, si hanno meno problemi di compatibilità rispetto a una soluzione software. Finché gli utenti utilizzano un browser aggiornato, tutte le funzioni dovrebbero essere pienamente disponibili, indipendentemente dall'hardware e dal sistema operativo utilizzati. Nel migliore dei casi, l'applicazione fornisce anche un'interfaccia per altri programmi, per semplificare, ad esempio, la contabilità salariale. Per motivi di protezione dei dati, è necessario verificare quali dati vengono archiviati, in quale luogo e chi vi ha accesso.

La scelta del sistema per il conteggio delle ore di lavoro dipende molto dalla vostra azienda e dalle vostre esigenze. Mentre molte aziende più piccole sono soddisfatte da soluzioni semplici ed economiche, le aziende di dimensioni più grandi possono investire in sistemi più complessi. In alcune situazioni una combinazione di più sistemi può essere la soluzione giusta. È necessario assicurarsi che le soluzioni provengano dallo stesso fornitore o che possano essere combinate tra loro.