Social intranet: un’elegante soluzione di comunicazione per le aziende

Lo scambio di informazioni ricopre un ruolo fondamentale in ogni azienda. Più i lavoratori sono informati sugli avvenimenti, sviluppi e piani attuali, maggiormente si sentiranno parte del gruppo. Al contrario i dipendenti che dispongono solo di poche informazioni o vengono informati successivamente riguardo a importanti avvenimenti, si sentono spesso ignorati e ciò si riflette negativamente sulla loro soddisfazione nel lungo periodo. In particolare le aziende i cui impiegati si trovano in sedi diverse o dove molti di loro lavorano da casa o da altre parti devono fronteggiare questa situazione con le relative misure. Per anni le classiche intranet sono state considerate come la soluzione perfetta, ma col passare del tempo le social intranet avanzate hanno conquistato sempre più popolarità.

A mano a mano che i computer diventavano una parte sempre più importante della vita lavorativa di tutti i giorni, si sono venute a creare in breve tempo anche le prime intranet, cioè delle reti aziendali interne contraddistinte dal fatto che erano accessibili solo da utenti autorizzati (in questo caso dipendenti della rispettiva azienda). Oltre a vantaggi amministrativi, come la facile gestione di accessi Internet e il controllo massimo sulla sicurezza della rete, il merito di simili intranet risiede nel fatto che tutti i dipendenti sono raggiungibili meglio e più velocemente. Grazie alle reti aziendali la dirigenza ha dunque un pratico strumento per scambiare e diffondere informazioni interne all’azienda, solitamente sotto forma di post redazionali.

Da quando le piattaforme di chat e i social network hanno rivoluzionato profondamente la comunicazione digitale, il modello intranet tradizionale con la sua struttura piuttosto statica e gerarchica ha perso progressivamente consensi. Di conseguenza le nuove possibilità di comunicare in modo interattivo e in tempo reale sono dei componenti fissi delle intranet moderne, alle quali si aggiunge il fatto di essere orientate all’utilizzo aziendale e di assomigliare molto ai social network – origine del nome “social intranet”.

Le social intranet gettano le basi per una cultura aziendale aperta. In un ambiente lavorativo ideale ogni dipendente deve ricevere le informazioni rilevanti nel minor tempo possibile. Inoltre il concetto alla base di queste reti prevede che i lavoratori diventino a loro volta attivi e diano un loro contributo alla causa. In questo modo la dirigenza aziendale non solo riceve un prezioso feedback sul suo operato, ma viene anche alleggerita per quanto riguarda l’aspetto del management: grazie all’iniziativa personale, agevolata dalle social intranet, i diversi team sono in grado di gestirsi da soli. Inoltre le pratiche piattaforme di rete assicurano anche l’accesso ai necessari strumenti di lavoro.

Anche se le singole soluzioni sono create seguendo quelle che sono le esigenze della rispettiva azienda e perciò risultano in parte molto differenti tra loro, ci sono comunque alcuni elementi che si riscontrano in quasi tutte le social intranet. Quelli più importanti sono:

• Newsfeed: i newsfeed, indicati anche come activity stream (in italiano “flussi di attività”), sono spesso un elemento centrale della social intranet. Provvedono al fatto che tutti i dipendenti vengano tenuti aggiornati con informazioni attuali sull’azienda e i loro reparti. Perciò i post nel newsfeed sono classificati per data e si possono visualizzare, anche successivamente, i messaggi degli altri utenti al riguardo. Spesso gli activity stream vengono realizzati sotto forma di blog, anche se non è necessario che ci sia una redazione fissa per la creazione dei post. A differenza delle classiche intranet, gli impiegati possono reagire direttamente ai nuovi messaggi, ad esempio grazie alla funzione di commento.

• I profili utente e i gruppi: un componente già frequentemente visto sui social network è quello che dà la possibilità di creare profili utente e di gestirli. In questo modo si viene aiutati nella classificazione di post e commenti, semplificando ai singoli dipendenti la ricerca del giusto interlocutore per le varie questioni. Inoltre i profili consentono di aggiungere gli utenti a specifici gruppi, composti ad esempio da dipendenti di un reparto o di un preciso progetto. Possono così essere individuati tutti i temi e annunciate le novità rilevanti per questa piccola cerchia di dipendenti. Spesso i gruppi hanno anche un proprio newsfeed, in aggiunta al newsfeed principale dell’azienda.

• Sistema di messaggistica (messenger): oltre alle piattaforme di messaggi per comunicare con i singoli team e il resto dei dipendenti dell’azienda, solitamente le social intranet offrono anche un proprio sistema di chat che deve servire prima di tutto come alternativa dinamica al traffico e-mail tradizionale, e che consente la comunicazione in tempo reale. In questo caso non gioca nessun ruolo quanti contatti partecipino alla discussione. Come nella struttura della intranet in generale, è comune creare diverse room come in una chat generica e diversi gruppi di chat.

• Calendario: malgrado tutti i canali di comunicazione che offre una buona rete sociale aziendale, non dovrebbe mai mancare una semplice e classica funzione di calendario. I calendari aiutano a tenere sotto controllo tutti gli appuntamenti importanti, indipendentemente dal fatto che si tratti di un team meeting, un pranzo di lavoro o di una scadenza da rispettare. Grazie alla connessione all’interno dell’azienda si può, se necessario, avere una panoramica della situazione degli appuntamenti dei colleghi, se hanno autorizzato la visione del calendario per le altre persone.

• Memorizzazione centrale dei file: per fare sì che la collaborazione digitale all’interno di un’azienda funzioni, non è richiesto solo un buon metodo per lo scambio di informazioni, ma è altresì importante una buona gestione dei documenti. Un componente fisso di molte social intranet è perciò una memorizzazione centrale dei dati, accessibile a tutti i dipendenti. Qui possono essere memorizzati o aperti i documenti. Tramite la gestione delle versioni può anche essere stabilito se il file scelto risulti ancora attuale.

• Funzioni di ricerca: per definizione una social intranet deve promuovere la comunicazione e la collaborazione tra i membri. Anche quando i componenti di rete a disposizione forniscono la migliore base possibile per questo scopo, non è sempre facile, specialmente nelle grandi aziende, mantenere una visione d’insieme: liste di contatti complete, uno scambio di messaggi apparentemente infinito e un enorme assortimento di documenti trasformano la ricerca di una precisa informazione in un compito faticoso. Perciò la struttura di social intranet dovrebbe avere integrate già come standard delle opzioni di ricerca per le diverse funzioni. Così si possono trovare precisi contenuti o contatti in ogni momento inserendo una semplice parola chiave.

Per realizzare i diversi componenti di una social intranet serve un apposito software. Inoltre si possono acquistare i singoli programmi per i diversi scopi, regolarli in base alle proprie esigenze o ricorrere a soluzioni complete, come Jive-n, che integrano una piattaforma social nella struttura aziendale. In entrambi i casi occorre decidere se la nuova struttura di rete verrà introdotta in un unico passaggio o a poco a poco. Il primo metodo offre il vantaggio che l’intranet possa essere utilizzata subito da tutti i dipendenti, ma prevede ovviamente che si abbia a disposizione il personale necessario per riuscirvi. La variante passo dopo passo dura, a seconda della pianificazione, più giorni o settimane, ma permette di proseguire il proprio lavoro senza che vi siano grosse limitazioni.

Può valere la pena di configurare una social intranet in un’azienda per diversi motivi: prima di tutto si tratta di ottimizzare e accelerare processi interni ed esterni all’azienda; ciò viene in particolare garantito dalle possibilità di comunicazione fatte su misura, che hanno il vantaggio di diminuire notevolmente il traffico e-mail e la durata dei meeting. Tramite la perfetta organizzazione delle varie fasi e l’unione di tutti i tool rilevanti aumenta anche la produttività dei singoli impiegati, senza distinzione che ci si trovi in ufficio, davanti al PC di casa o ad un appuntamento con un cliente. Quindi un’efficienza maggiore provvede a porre le basi per una migliore collaborazione (all’interno del team ma anche in generale), provocando una diminuzione permanente dei costi.

Inoltre una social intranet risulta vantaggiosa per formare e accelerare in maniera decisiva lo sviluppo di un’azienda. La possibilità di un dialogo comune, in particolare con la dirigenza, rafforza il sentimento di appartenenza e ha inoltre un effetto positivo sulla motivazione e sull’iniziativa personale dei dipendenti. L’elogio, la critica e le idee creative risultano ugualmente facili da esprimere, permettendo così ai team leader e ai capi dell’azienda di reagire prontamente a seconda degli stimoli ricevuti. Al contrario nelle aziende senza social intranet i dipendenti sono invece riluttanti a esprimersi, il che significa che molti pensieri e idee promettenti non vengono nemmeno comunicati. Infine le reti di lavoro aiutano ad archiviare la conoscenza e il know-how che si è accumulato all’interno dell’azienda.

Le aziende non si distinguono solo per la loro filosofia, ma anche e soprattutto per struttura e dimensioni. Al momento di elaborare la soluzione ottimale per la connessione digitale dei lavoratori, si dovrebbe optare per diversi approcci per riuscire così a trovare quello giusto. Mentre un modello di social intranet completo conviene soprattutto per le grandi aziende e i gruppi imprenditoriali, le piccole imprese possono provvedere al miglioramento delle proprie strutture di comunicazione già con l’implementazione di singoli elementi. Infine, non è possibile stabilire in che modo si dovrebbe realizzare una social intranet, basandosi ad esempio su criteri univoci come il numero dei dipendenti.

Quali componenti servano, dipende dai requisiti richiesti dalla rete sociale aziendale. È decisiva quindi la domanda su quali obiettivi si vogliono perseguire con l’introduzione di una social intranet. In molti casi le strutture di base sono già state create e hanno solo bisogno di qualche ritocco, per cui un messenger, ad esempio, non è affatto richiesto visto che è già presente un apposito software. Tutto dipende da quali sono quegli elementi social che offrono un valore aggiunto ai dipendenti. Inoltre un argomento importante a favore della sua adozione può essere quello relativo all’utilità della social intranet durante la fase di orientamento e integrazione dei nuovi dipendenti.

Infine vi presentiamo alcuni motivi e scenari nei quali risulta conveniente l’introduzione di una social intranet all’interno della propria azienda:

• il volume di e-mail inviate è molto alto;
• ci vuole troppo tempo per fare meeting e prendere decisioni;
• parte dei dipendenti sono poco informati sulla situazione attuale e sugli sviluppi futuri dell’azienda;
• ai lavoratori manca la possibilità di esternare i propri desideri e critiche o di proporre delle proprie idee;
• il know-how in specifici campi è legato troppo a una precisa persona o a un gruppo di persone;
• i dipendenti lavorano in sedi diverse, da casa o da altre parti;
• è troppo complicato trovare l’interlocutore adatto per uno specifico problema o stabilire un contatto;
• utilizzare, elaborare e gestire i documenti insieme risulta complicato.