Come gestire una riunione in modo efficiente

Molte persone associano inizialmente la parola “moderazione” a presentatori televisivi o radiofonici. Anche se una riunione normalmente ha poco a che fare con uno spettacolo d’intrattenimento, senza una conduzione efficace, i partecipanti si spengono rapidamente e la riunione va scemando. Anche se la vita professionale di solito non riguarda tanto l’intrattenimento quanto piuttosto discussioni costruttive e orientate ai risultati, possiamo imparare qualche trucco dai conduttori più abili, perché in sostanza si tratta sempre di suscitare l’interesse dei partecipanti e di stimolare conversazioni promettenti.

Durante le riunioni si incontrano persone che hanno livelli di conoscenza, motivazioni, prospettive e personalità completamente differenti. L’unico comune denominatore è il fatto che lavorano allo stesso progetto, che intendono portare a termine nel modo più efficace possibile. Il responsabile di una riunione ha quindi il compito di coinvolgere i vari partecipanti in modo che possano trarre beneficio gli uni dagli altri e che tutti possano contribuire al successo del lavoro in team. Ma questo non è un compito facile. Non mancano mai gli esibizionisti, che amano parlare molto senza avere qualcosa di concreto da comunicare, i riservati, che non condividono le loro idee perché non amano stare al centro dell’attenzione, gli impreparati, i ritardatari, gli obiettori, gli inflessibili, ecc.

Per condurre un meeting efficientemente, occorre fare in modo che intervenga il maggior numero possibile di partecipanti e che nessuno parli più a lungo degli altri. Le diverse tecniche di gestione delle riunioni aiutano a raggiungere facilmente questo obiettivo perché consentono di organizzare i tempi di intervento in modo equo, di riportare le discussioni all’argomento centrale della domanda originale e di stimolare anche i colleghi più timidi senza che nessuno prevalga sugli altri.

Per applicare le diverse tecniche di gestione delle riunioni e capire quali adottare in caso di specifici problemi, è necessario conoscere innanzitutto i compiti concreti di un moderatore:

• pianificare e gestire lo svolgimento della riunione
• definire l’obiettivo della riunione e ricordarlo ai partecipanti se necessario
• riassumere i fatti per portare tutti i partecipanti allo stesso livello di conoscenza
• formulare domande orientate agli obiettivi su queste basi
• motivare tutti i presenti a partecipare
• tenere sotto controllo i partecipanti più dominanti
• coinvolgere i partecipanti silenziosi
• evitare discussioni eccessivamente accese su argomenti secondari
• disinnescare le controversie (se necessario, mediare tra le parti)
• creare un’atmosfera aperta e costruttiva

Se il moderatore riesce a realizzare tutti questi punti, si garantiscono le condizioni per una riunione di successo.

Le riunioni vengono continuamente criticate per la loro inutile prolissità e per la carenza di risultati o soluzioni utili a seguito di discussioni senza fine. Questo fenomeno può presentare varie cause ma un moderatore competente riesce a contrastarne molte con la giusta strategia. Le tecniche di gestione delle riunioni fanno quindi parte delle soft skills che ogni manager e tutti coloro che presiedono regolarmente delle riunioni dovrebbero acquisire.

Naturalmente, non tutte le tecniche sono adatte a ogni riunione. Tutto dipende dai partecipanti e soprattutto dallo scopo della riunione. Di seguito vi presentiamo una panoramica dei metodi di moderazione più utilizzati. Prima di scegliere un metodo, tuttavia, è sempre bene chiedersi quale obiettivo si desideri raggiungere e se il metodo scelto sia appropriato alla riunione in oggetto.

Quando in una riunione si incontrano persone che non si conoscono ancora o che hanno finora comunicato solo via e-mail, le presentazioni sono praticamente inevitabili. Si può scegliere tra diverse varianti. La più semplice e più utilizzata è senza dubbio la presentazione personale, in cui i partecipanti forniscono informazioni sui propri nomi, la loro posizione in azienda e possibilmente anche sulla loro carriera professionale.

Se si ha più tempo a disposizione e si desidera creare un’atmosfera più familiare, è possibile adottare anche tecniche come il colloquio a coppie, in cui due partecipanti si intervistano a vicenda, o la presentazione mediante terzi, in cui due partecipanti seduti vicini si scambiano brevemente le informazioni per poi presentarsi l’un l’altro al gruppo. Quando si tratta invece di una riunione all’interno di una piccola o media impresa, dove i colleghi si conoscono e devono solo elaborare una soluzione rapida a un problema esistente è consigliato saltare il passaggio delle presentazioni.

Prima di iniziare la riunione vera e propria, il moderatore chiede ai partecipanti cosa si aspettino dall’incontro, quali risposte e soluzioni sperino di ottenere e come immaginino lo svolgimento della riunione. Questo metodo può essere utilizzato per definire rapidamente gli argomenti più importanti per i partecipanti o per valutare quelli già predefiniti. È importante che il moderatore tratti tutte le risposte con la stessa attenzione senza fare alcuna valutazione.

Questo metodo è particolarmente adatto per le riunioni in cui i partecipanti si conoscono già e si sono incontrati più volte in altre occasioni.

A volte il programma di una riunione si confonde perché l’organizzatore ha valutato male la priorità dei singoli punti all’ordine del giorno. Nel corso della riunione emerge poi che i punti inizialmente considerati di scarsa importanza vengano (debbano essere) discussi in maniera più approfondita, protraendo notevolmente l’incontro.

Questa situazione può essere evitata definendo insieme ai partecipanti il programma e l’orario. Anche quando si invia un ordine del giorno con i punti da trattare, è possibile stabilire insieme l’ordine e i tempi all’inizio della riunione. Per farlo, basta scrivere tutti gli argomenti su un cartellone e chiedere a ogni partecipante di indicare gli argomenti per lui/lei più importanti o interessanti. Questo può essere fatto, ad esempio, utilizzando il sistema semaforico o chiedendo a ogni partecipante di assegnare dei punti agli argomenti che ritiene particolarmente rilevanti. In questo modo si individuano immediatamente gli argomenti di maggior priorità ed è possibile adattare di conseguenza il programma e l’orario.

Per sviluppare nuove idee per progetti nel corso di una riunione o per migliorare i processi interni, il brainstorming resta il metodo migliore per giungere a un risultato che soddisfi tutti. Allo stesso tempo, questo metodo incoraggia la creatività dei partecipanti e coinvolge anche i colleghi più riservati.

Nella pratica esiste un’ampia varietà di metodi di brainstorming. Si può partire, ad esempio, con un termine rilevante e poi lasciare che i partecipanti sviluppino ulteriori associazioni e che le comunichino ad alta voce. In alternativa, si possono definire dei gruppi tematici su mappe concettuali di parole provocatorie, in merito a cui i partecipanti devono annotare idee sotto forma di punti chiave. I cartellini si prestano molto bene perché possono essere poi ordinati, classificati per priorità e collegati tra loro.

Le idee vengono poi valutate, discusse e ulteriormente sviluppate affinché, nel migliore dei casi, quelle più popolari portino a un risultato che metta d’accordo tutti.

Se non si ha la certezza che tutti i partecipanti siano soddisfatti dello svolgimento o dell’esito della riunione, è bene chiederlo chiaramente alla fine. Se solo in pochi forniscono un feedback o se nessuno interviene attivamente, si può ricorrere anche in questo caso al sistema semaforico o alla valutazione a punti. L’unica differenza è che, invece dei punti all’ordine del giorno, vanno valutati i risultati ottenuti. Questo consente l’intervento di tutti i partecipanti e fornisce una buona impressione del loro grado di soddisfazione in merito all’esito della riunione.

Dalle osservazioni precedenti si evince che la cosa più importante per un moderatore è porre le domande giuste al momento giusto per coinvolgere tutti i presenti nella discussione. Il moderatore dovrebbe sapere come influenzare il corso di una discussione con le diverse tecniche di interrogazione. Scegliendo consapevolmente domande aperte, chiuse e orientate agli obiettivi, è possibile indirizzare la conversazione nella direzione desiderata.

Tuttavia, è sempre importante che il conduttore mostri competenza sociale. Ciò significa che deve rimanere neutrale e oggettivo nei momenti giusti, senza cercare di far prevalere le proprie opinioni. Allo stesso tempo, deve essere in grado di farsi valere per evitare discussioni scorrette o deviazioni dagli argomenti fondamentali.

Le tecniche di moderazione finora descritte sono adatte a riunioni più piccole, progetti singoli o di gruppo, tipici della quotidianità aziendale. Tuttavia, nelle aziende possono verificarsi anche riunioni del personale di dimensioni più grandi o conferenze interaziendali con un numero di partecipanti molto più elevato. In questi casi, coinvolgere tutti i partecipanti diventa una vera sfida e si deve ricorrere a strategie speciali, di cui presentiamo brevemente le tre più note:

• World Café: i partecipanti vengono divisi in piccoli gruppi di circa otto persone, ognuno con un “responsabile”, e discutono una data domanda all’interno del loro gruppo. Dopo un determinato periodo di tempo, tutti i partecipanti cambiano gruppo. Si passa al “responsabile” successivo, che riassume la domanda e la discussione precedente, quindi si procede allo sviluppo di idee sull’argomento seguente. Con questo modello, gli approcci di clustering e brainstorming possono essere facilmente trasferiti a grandi gruppi.
• Open Space: anche in questo caso, i partecipanti si riuniscono in piccoli gruppi per discutere le domande. La differenza è che sono loro stessi a svilupparle. Questo significa che i gruppi non si occupano di argomenti predefiniti. Nella fase di discussione, i partecipanti possono spostarsi liberamente da un gruppo all’altro se non sono interessati a un argomento o se desiderano ottenere una visione d’insieme o ispirazione da altri gruppi.
• Future Search Conference: anche con questo metodo i partecipanti formano piccoli gruppi per elaborare la loro visione ideale del futuro. Ciò può riguardare, ad esempio, i processi aziendali generali, la gestione di cambiamenti socialmente rilevanti (come conflitti politici, questioni ambientali, ecc.) o la soluzione di un problema specifico all’interno dell’azienda.

In tutti questi metodi, le idee dei gruppi vengono raccolte alla fine e costituiscono la base per una soluzione comune nel rispetto delle posizioni dei singoli partecipanti.

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