Tecniche di interrogazione: come ottenere le risposte necessarie

Chiedere non costa niente, come ci insegnano da quando siamo bambini. L’idea alla base è che la curiosità è uno dei pilastri più importanti dell’apprendimento e che la domanda giusta posta al momento giusto possa portare a un cambiamento decisivo nella vita. E anche se la risposta non è quella che ci si aspettava, almeno si è fatto un tentativo e di solito non si perde nulla.

Ma i bambini che vanno alla scoperta del mondo o i giovani all’inizio della loro carriera non sono gli unici che possono beneficiare dal porre domande. Anche i dipendenti di lunga data hanno domande quando devono familiarizzare con una nuova area di responsabilità. Persino i dirigenti devono porre domande specifiche se vogliono saperne di più sulla soddisfazione dei loro dipendenti o sulla necessità di ulteriori miglioramenti in azienda. Con le giuste tecniche di interrogazione è possibile influenzare la conversazione in modo da ottenere risposte utili.

Porre domande per cui nutriamo un interesse reale è un prerequisito essenziale per una comunicazione rispettosa in cui, nel migliore dei casi, entrambe le parti imparano l’una dall’altra. Nella vita professionale rappresentano inoltre uno strumento efficace per raggiungere determinati obiettivi o risultati. Il dipendente che chiede espressamente di corsi di perfezionamento mostra impegno e probabilmente sarà tra i primi a essere preso in considerazione nelle relative misure e in caso di promozioni. Chi conduce una riunione può, con domande specifiche, stimolare processi di pensiero creativo e discussioni interessanti, rendendo la riunione più efficiente e giungendo anche a soluzioni che soddisfino tutti.

Come in tutti i settori della comunicazione professionale, anche per le domande sono decisivi la formulazione, i tempi e l’intenzione. Per ogni situazione esiste quindi una specifica tecnica di interrogazione.

Una distinzione essenziale che molti hanno conosciuto sui banchi di scuola è quella tra domande aperte e domande chiuse. Mentre le domande aperte sono il modo migliore per incoraggiare la riflessione e stimolare un vivace scambio di opinioni, le domande chiuse indicano già delle possibilità di risposta, servono principalmente a verificare le conoscenze e vanno risposte con una parola (le cosiddette domande sì/no) o con una breve frase. Pertanto, durante le presentazioni si dovrebbero porre domande aperte per motivare i compagni di classe a collaborare. Questo può funzionare anche più tardi nelle riunioni professionali. D’altro canto, per evitare discussioni inutili e ottenere risultati rapidi, è preferibile optare per le domande chiuse.

Le domande aperte e chiuse rappresentano soltanto due categorie di un’intera gamma di tecniche di interrogazione impiegabili nel lavoro quotidiano. Il metodo più promettente varia principalmente in base alla situazione. A seconda che si tratti di un incontro annuale tra capo e dipendente o di una riunione di progetto, gli obiettivi perseguiti sono diversi e richiedono, pertanto, diverse tecniche di interrogazione. Mentre un colloquio con i dipendenti richiede un’atmosfera di fiducia e tranquillità, le tecniche di gestione delle riunioni servono a stimolare i partecipanti a discussioni vivaci e idee orientate a individuare una soluzione.

Nella pratica, è più efficace non seguire un unico metodo preselezionato, ma combinare diverse varianti. Ciò consente di reagire in modo flessibile durante la conversazione.

In questo articolo vi spiegheremo quali tecniche di interrogazione utilizzare in quali situazioni. Le domande dei vari tipi elencati di seguito possono essere formulate sia come domande aperte che chiuse. Quale opzione scegliere dipende anche dall’umore dei partecipanti e dal tempo a vostra disposizione per la conversazione.

La domanda introduttiva serve per creare una buona base per il colloquio e dovrebbe quindi essere formulata in modo aperto e positivo. Ad esempio, nel corso di un colloquio annuale si può chiedere quali situazioni il dipendente ha trovato particolarmente positive o di quali successi è particolarmente orgoglioso.

Durante le riunioni, stabilire le priorità dell’ordine del giorno è un buon modo per iniziare. Chiedete ai partecipanti quali sono gli argomenti per loro particolarmente importanti e modificate di conseguenza il piano del lavoro in team. In questo modo tutti i presenti si sentono presi sul serio e si crea un’atmosfera di lavoro costruttiva.

Le domande ipotetiche stimolano la controparte a immaginare una situazione che non ha nulla a che fare con la realtà (attuale). Questa tecnica di interrogazione è particolarmente adatta come punto di partenza per un brainstorming con cui trovare soluzioni a problemi o compiti concreti. Si può chiedere, ad esempio, “Come svolgereste il lavoro se il tempo a disposizione fosse illimitato?” o “Come progettereste la campagna pubblicitaria se non doveste tenere conto dei desideri del cliente?”. In questo modo si incoraggiano gli interlocutori a guardare la situazione da una nuova prospettiva e a discostarsi dai soliti schemi di pensiero. Questo è il miglior presupposto per generare idee innovative.

Nel caso delle domande circolari è importante che l’intervistato non giudichi le sue opzioni o i suoi comportamenti dalla sua posizione, ma da una prospettiva diversa. Questo ha lo scopo di creare una distanza critica dal proprio punto di vista. Questo risultato può essere conseguito ponendo domande come “Quale soluzione preferirebbe se fosse il responsabile del dipartimento X?” oppure “Come investitore, sarebbe convinto che quest’idea abbia successo?”.

Con queste domande è possibile allentare le discussioni bloccate e, nel migliore dei casi, persuadere anche i più rigidi a scendere a compromessi.

Un interessante e decisamente divertente gioco mentale può essere stimolato da domande paradossali. Con questa tecnica si inverte la domanda vera e propria per formulare domande del tipo “Come possiamo riuscire a tutti i costi a completare il progetto in tempo?” o “Cosa dovrebbe succedere per farle lasciare il suo lavoro?”.

Dalle risposte è possibile dedurre quali sono i fattori di maggior disturbo per gli interlocutori e quali sono gli aspetti più importanti su cui lavorare per ottimizzare i progetti o i processi quotidiani.

Non limitarsi a risposte non commentate, ma chiedere spiegazioni o motivazioni più dettagliate. Con queste domande si segnala interesse e allo stesso tempo si incoraggia l’interlocutore a riflettere sulla sua precedente affermazione, a spiegarla in modo più preciso o a correggerla se necessario.

Soprattutto nelle conversazioni individuali, come i feedback annuali o le trattative salariali, l’obiettivo è quello di creare un’atmosfera di fiducia. Per questi scenari sono molto appropriate le domande emotive come “Quali sviluppi la preoccupano?” o “Come si sente nella sua nuova posizione?”.

Dopo aver raccolto idee o suggerimenti di miglioramento, alle parole devono seguire dei fatti. L’obiettivo di domande sul futuro come “Chi si occuperà della realizzazione di questa idea?” o “Entro quando possiamo completare la misura X?” è proprio questo. Questo è l’unico modo per garantire che una lunga riunione si traduca in azioni concrete e risultati che possano essere registrati nel verbale.

Anche la domanda risolutiva mira a risultati tangibili e, allo stesso tempo, è un mezzo efficace per porre fine a discussioni eterne e circolari.

“Ora abbiamo discusso in dettaglio ciò che non sta andando in modo ottimale, ma come potremmo migliorare concretamente la situazione?”, in questo modo è possibile portare elegantemente i partecipanti della riunione dalla polemica alla risoluzione dei problemi e discutere proposte di soluzione costruttive.

Vi preghiamo di osservare la nota legale relativa a questo articolo.