Il verbale di un’assemblea: come redigerlo?

Durante una seduta del consiglio di amministrazione o una riunione di un'associazione scrivere il verbale di un’assemblea è in molti casi obbligatorio. Tuttavia non tutti sono disposti a svolgere volontariamente questo compito e persino alcuni manager si chiedono quale sia il senso di un verbale. A conti, però, fatti la stesura di un verbale risulta utile per tutti i partecipanti alla riunione (e non solo).

Molte persone sono costrette a scrivere giornalmente moltissime e-mail e a redigere documenti, specialmente nei lavori d'ufficio. Se poi devono scrivere anche un verbale, si chiedono il senso di questo sforzo. Non occorre riflettere molto per avere una risposta, poiché ci sono molti buoni motivi per redigere un verbale di un’assemblea. Ve ne presentiamo alcuni di seguito.

Per fare in modo che un verbale assolva effettivamente alla funzione, l'incarico non si riduce solo alla mera redazione: un buon verbale, informativo e ben strutturato, non serve a niente se finisce direttamente nel cestino dopo averlo ricevuto con la mailing list. Solo se i dipendenti e la direzione lo utilizzano attivamente come uno strumento di lavoro avrà un effetto positivo. Un modo semplice per trasformarlo in un’abitudine: a ogni incontro qualcuno legge il verbale della riunione precedente per ricordare su cosa ci si è concentrati l'ultima volta.

Generalmente nei meeting si prendono molte decisioni. Se una riunione di questo tipo dura a lungo e ci sono molti interventi, pochissimi si ricorderanno dopo qualche settimana le parole esatte pronunciate in sede di decisione. Anche come si è arrivati a determinate conclusioni sarà stato dimenticato dai più già dopo alcuni giorni. Quindi se si vuole ritornare su un determinato argomento in una riunione successiva, è estremamente importante poter rinfrescare la memoria con un verbale.

Un membro dell'associazione si è impegnato a svolgere un compito e ora lo contesta? Più persone pensano erroneamente di essere responsabili di un determinato settore? Un verbale redatto scrupolosamente stabilisce l’assegnazione dei compiti e ne attesta così il carattere vincolante.

Succede spesso che alcuni dipendenti non possano partecipare a una riunione perché sono in vacanza o in malattia: con un verbale rimangono comunque aggiornati. Anche gli investitori hanno diritto a essere informati. Se la vostra azienda viene acquisita e quindi soggetta a controlli, verosimilmente il team di analisi vi chiederà i verbali delle sedute del consiglio di amministrazione e delle altre riunioni importanti.

In alcuni casi la redazione del verbale di un’assemblea è obbligatoria per legge, come previsto dall’art. 2375 del Codice Civile riguardante le società per azioni. L’obbligatorietà del verbale è prevista anche nel caso di riunioni condominiali.

È possibile distinguere i verbali in base:

• a quando vengono redatti;
• all’approccio ai contenuti;
• al mezzo di registrazione scelto.

Un verbale riassume lo svolgimento di una seduta, di una contrattazione o di una riunione. Si può redigere prima, durante o dopo la riunione.

Un verbale scritto prima della riunione detta le regole a cui attenersi durante l’assemblea o ne anticipa i contenuti. Questo tipo di approccio viene spesso usato in diplomazia: i capi di stato seguono un protocollo per dare una struttura formale all'evento ed evitare incidenti diplomatici.

Vi è anche la possibilità di scrivere un verbale durante l’assemblea: le riunioni di affari, i casi in tribunale e gli esperimenti scientifici richiedono spesso questo tipo di verbale, poiché quanto avviene deve essere riportato nel modo più corretto e preciso possibile. Inoltre nel settore economico è la forma di stesura più frequente.

Tuttavia il verbale più comune è quello che viene redatto dopo la riunione, attingendo alla memoria. Risulta utile per potersi ricordare successivamente dei fatti che potrebbero rivelarsi potenzialmente sfavorevoli.

Se volete scrivere un verbale di un’assemblea, dovete prima di tutto sapere per quale scopo deve essere redatto.

Se quanto detto deve essere riportato nella maniera più fedele possibile, scriverete un resoconto integrale. Questo tipo di verbale presenta citazioni dirette delle persone, quindi riporta le parole esatte usate dai partecipanti e chiarisce come si è arrivati a determinate decisioni. In genere si utilizza per sedute ufficiali dei governi. Diversi dal resoconto integrale sono quei verbali in cui il segretario dell’assemblea espone in forma scritta i contenuti o i fatti a parole proprie.

Si può scegliere di ordinare gli avvenimenti cronologicamente. Quando redigete il verbale di un progetto registrate la durata e l'orario esatto degli avvenimenti che verranno riportati nei singoli paragrafi. Si può anche procedere con dei verbali più dettagliati, attenendosi non solo all'ordine cronologico, ma inserendo anche chi ha fatto delle precise affermazioni e quando. A seconda di quanto deve essere esauriente il verbale potete anche approfondire i motivi dei dibattiti e i risultati raggiunti. Un verbale così dettagliato è comune nelle riunioni del team o anche nel consiglio di amministrazione. Solitamente sono redatti al tempo presente e fanno ricorso al discorso indiretto.

Per redigere il verbale di un’assemblea si può anche scegliere di concentrarsi sui risultati in maniera dettagliata invece che sull’intero svolgimento. Non è necessario scrivere tutto quello che si è detto nell’esatto ordine, ma basta mettere per iscritto il contenuto delle decisioni. Presentate quindi l’avvenimento in forma abbreviata e concentratevi su quegli aspetti che contribuiscono al raggiungimento del risultato.

Infine è possibile classificare le affermazioni in diverse aree tematiche senza bisogno di dover rispettare alcun ordine cronologico. Se ad esempio nel corso di una riunione viene detto qualcosa sul primo tema, lo riportate anche nell'area tematica corrispondente.

I verbali si possono distinguere anche a seconda del mezzo di registrazione utilizzato: chi scrive può ad esempio decidere di redigere il verbale a mano o al computer. Se successivamente il documento deve essere utilizzato da altri dipendenti, si deve preferire un verbale scritto al computer. Ricorrere alla stenografia è particolarmente adatto in caso di appunti, tuttavia la registrazione di eventi con valore legale è eseguita sempre più spesso da computer. Infatti in informatica si parla di protocolli che registrano i file di log e in caso di incidenti protocollano le informazioni rilevanti nelle black box. Inoltre sono possibili registrazioni audio e video.

Nell’ambiente aziendale i verbali più diffusi sono quelli che registrano lo svolgimento e gli eventi avvenuti in una riunione. Di norma i segretari trasmettono il verbale come documento scritto in forma elettronica. Il vantaggio è che in questo modo risparmiano carta, mentre lo svantaggio consiste nel fatto che i colleghi possono perdersi facilmente il verbale nel traffico e-mail giornaliero o ignorarlo. Cercate di contrastare questa propensione semplificando questa incombenza ai vostri lettori.

• Formulate frasi il più possibile brevi.
• Esprimetevi in maniera chiara.
• Evidenziate i punti più importanti aiutandovi con la formattazione.
• Strutturate il verbale in maniera sensata. Se i punti sono cronologicamente distanti ma tematicamente simili, raggruppateli nello stesso paragrafo. In un verbale redatto in ordine cronologico dovete, invece, rimandare a quanto detto prima o dopo.
• Ne consegue che dovete tenere sempre presente la forma scelta per il verbale.
• Assegnate le affermazioni ai rispettivi parlanti.
• Allegate alla fine gli allegati importanti e inserite un link nei punti corrispondenti.

Dando una struttura chiara a un verbale di riunione ne aumentate la leggibilità. Nel caso di una formattazione unitaria di tutti i verbali le persone coinvolte si abituano così a una struttura fissa e si orientano più facilmente in futuro. Può essere quindi utile se create un modello per i segretari. In ogni verbale si trovano le informazioni standard presentate di seguito.

L’intestazione: l’intestazione comprende luogo, data e il nome dei partecipanti. L’argomento trattato durante la riunione può anche essere inserito come titolo.

Il testo principale: qui riportate i temi discussi. Se il verbale è organizzato per eventi si dedica un paragrafo per ogni tema dove riassumete gli argomenti e i dibattiti avvenuti in merito. Invece i supporti di visualizzazione fanno parte degli allegati. I controargomenti su specifiche affermazioni dovreste inserirli anche nella parte principale, in particolar modo se sollevano domande che potrebbero essere importanti per riunioni successive.

La conclusione: alla fine riassumete di nuovo le conclusioni e le decisioni prese durante l’assemblea. Se sono stati assegnati dei compiti, indicate chi sono i responsabili. Inoltre qui avete spazio per le anticipazioni: indicate quando si terrà la prossima riunione. Se sono stati decisi degli altri appuntamenti, riportateli in modo che acquisiscano ufficialità. Nella prossima riunione questi appunti aiuteranno a documentare i progressi importanti. Alla fine il verbale prevede solitamente uno spazio per la firma del presidente e del segretario.

L’allegato: nell’allegato vanno inseriti handout, slide delle presentazioni o documenti con cifre e fatti in merito al tema, volti a presentare le informazioni contenute nel verbale nel modo più chiaro possibile.

Se scrivete un verbale, dovreste anche attenervi a determinate convenzioni stilistiche. Scrivete in maniera oggettiva e pratica. Le valutazioni soggettive o alcuni commenti non rientrano in un verbale. Evitate anche di scrivere in prima persona. Invece, potete mettere in rilievo argomenti di particolare importanza usando le citazioni.

Per decisioni e richieste ufficiali utilizzate il discorso diretto e riportate tutte le altre informazioni con il discorso indiretto. Solitamente il presente è il tempo verbale utilizzato nei verbali, in alcuni casi sono consentite anche forme passate. In ogni caso mantenete sempre lo stesso tempo! Inoltre evitate di saltare da un argomento all’altro e strutturate il verbale di un’assemblea in modo chiaro.

Un verbale dovrebbe basarsi su appunti dettagliati: infatti è facile dimenticare dati e fatti, magari assegnando affermazioni o compiti alla persona sbagliata. Perciò non esitate a chiedere durante la riunione nel caso in cui qualcosa vi risulti poco chiaro. Infatti mentre vi concentrate su una cosa che vorreste inserire nel verbale, la discussione continua. È possibile che qualcuno parli sopra a qualcun altro, o ancora che non conosciate un tema in modo sufficientemente approfondito per poterlo restituire in forma sintetica. Prima di scrivere qualcosa di errato e di doverlo correggere dopo, chiedete subito chiarimenti.

Tenete a mente anche i seguenti consigli per avere già pronti degli appunti veramente utili.

Qualcuno fa una presentazione? Se possibile, parlate prima con questa persona. Alcuni dei materiali utilizzati (grafiche, handout) possono servire per aiutarvi a preparare il verbale. Inoltre potete anche già inserirli come allegati e non dovete richiederli in seguito. Precisate prima i concetti che sono meno chiari per voi. Se si tratta di un evento ricorrente, date un’occhiata al verbale della riunione precedente. Così ricordate i temi più importanti dell’ultima volta e siete preparati nel caso in cui si faccia riferimento a questi. Non sapete i nomi di tutti i partecipanti? Ricercateli per poter associare facilmente i nomi ai visi.

Per un business meeting non dovete redigere un resoconto integrale. Concentratevi sui temi più importanti e seguite il discorso fino alla decisione definitiva. Aiuta se tenete sempre presente il tema della riunione. Se volete riportare un lungo discorso in un verbale, chiedetevi se porta effettivamente a una decisione che è rilevante per il tema della riunione.

Un esempio: redigete un verbale di una riunione sul budget a disposizione per l’acquisto di esemplari in un museo nazionale di un’associazione. Due delle persone presenti discutono se alla prossima riunione dell’associazione va portata una torta al cioccolato o una alla frutta e alla fine si sceglie di servire tutti e due i tipi. Tuttavia ciò non ha a che fare con il budget, dato che i soldi provengono da altre fonti e il cibo non ha nulla a che fare con l’esposizione. Il tema non deve quindi rientrare nel verbale.

È un trucco semplice che vi risparmia molto lavoro. Lasciate molto spazio tra le righe scritte. È anche possibile lasciare un po’ di spazio alla fine di un tema importante, nel caso in cui si voglia aggiungere un altro paragrafo. Infatti se durante la riunione si ritorna su questo tema, potete semplicemente continuare a scrivere in quel punto. Se successivamente ricomponete il vostro verbale, potete elaborare gli argomenti uno alla volta e non dovete strutturare dopo tematicamente gli appunti presi.

Non deve necessariamente trattarsi di una stenografia professionale. Se utilizzate delle abbreviazioni, la verbalizzazione simultanea sarà più veloce. Ricorrete a un sistema con cui vi trovate bene e che vi risulta facile, altrimenti dopo dimenticherete che cosa significa realmente quell’assembramento di lettere. Scrivete gli appunti per punti.

Se alternate argomenti e contro argomenti che si susseguono in uno scambio di colpi verbali, riporterete tendenzialmente il punto di vista di una parte, in quanto membri di un gruppo. Ciononostante in qualità di segretario dovete esporre entrambe le parti in maniera equa. Dovete riportare in modo oggettivo anche le decisioni che non vi convincono.

Alla fine della riunione controllate di nuovo gli appunti rileggendoli ad alta voce. Se una persona afferma che il suo discorso non è stato riportato correttamente, può subito fare un’obiezione. In questo modo potete anche controllare l’esattezza dei fatti e allo stesso tempo questo procedimento ricorda a tutti i partecipanti i punti salienti della riunione.

Iniziate subito a stendere la copia definitiva, di modo che le associazioni siano ancora fresche e ancorate nella memoria. Se avete delle domande, anche i partecipanti si ricorderanno meglio di che cosa si tratta, se chiedete loro spiegazioni in un tempo ancora ravvicinato.

Ora avete redatto un verbale di assemblea. Ma siete sicuri di aver pensato davvero a tutto? La qualità corrisponde agli standard? Prima di inviare il documento ai vostri colleghi con la mailing list utilizzate la nostra checklist per essere sicuri di aver inserito tutto il necessario.

I verbali vengono utilizzati in molti ambiti. Infatti se i partecipanti o terzi a posteriori desiderano comprendere determinate decisioni, questi registri scritti aiutano a capire il processo decisionale precedente. Se volete che i vostri dipendenti scrivano un verbale, potete convincerli della sua utilità con i motivi citati in questo articolo. Servitevi anche dei nostri consigli e del nostro modello. Il risultato? Meno lavoro grazie a un verbale chiaro e informativo.

Vi preghiamo di osservare la nota legale relativa a questo articolo.