WBS: come creare uno degli strumenti di pianificazione più importanti

La creazione di una work breakdown structure (WBS) è uno dei compiti più importanti nella gestione di un progetto. Qualunque sia lo standard di Project Management che seguite, la WBS viene sempre citata come strumento centrale. Essa costituisce la base per la pianificazione dettagliata del vostro progetto e svolge quindi un ruolo chiave nella preparazione della sua realizzazione concreta.

Ma qual è il modo migliore per strutturare la WBS? Quando dovrebbe essere creata teoricamente? E cosa non dovreste aspettarvi da questa struttura? In questo articolo affronteremo queste e altre domande.

La struttura analitica di progetto (in inglese work breakdown structure, WBS) divide un progetto in elementi disposti gerarchicamente. Questo ordine viene definito in base a diversi principi tra cui potrete scegliere. Fondamentalmente, la WBS serve a presentare tutti i compiti da completare per portare a termine il rispettivo progetto.

La WBS non coincide con il piano di progetto e il Project Management:

• Piano di esecuzione del progetto: organizza tutti i pacchetti di lavoro (work packages) e le attività da completare in un determinato arco temporale, con le date di inizio e di fine.
• Piano di progetto/piano di Project Management: non si tratta di un piano nel vero senso della parola, ma di una raccolta dei piani di progetto più importanti che contiene, tra l’altro, la WBS, i piani di gestione dei costi e delle risorse e il piano di esecuzione del progetto.

La preparazione di una WBS è una convenzione che presenta vantaggi pratici sotto diversi aspetti:

1. chiarezza sui compiti da svolgere: quanto più grande è un progetto, tanto più difficile è mantenere una visione d’insieme di quali compiti devono essere completati e quali fasi di lavoro sono collegate e come. La WBS riduce la complessità suddividendo e rappresentando l’intero progetto in fasi più piccole;
2. maggiore efficienza: a sua volta, la chiarezza sulla portata del progetto è un prerequisito per un’esecuzione più efficiente. La WBS non solo assicura che siano prese tutte le misure necessarie, ma anche che possa essere effettuata una pianificazione temporale realistica;
3. funzione di orientamento: durante l’esecuzione del progetto, la WBS fornisce a ciascun partecipante una panoramica dello stato attuale del progetto dalla quale può dedurre a che punto si inseriscono i suoi compiti. Il piano svolge quindi una funzione orientativa e garantisce sicurezza nell’esecuzione delle azioni;
4. base per la comunicazione: ogni progetto richiede numerosi sforzi di coordinamento tra i diversi partner del progetto. Una rappresentazione compatta ma completa della WBS può supportare, in questo senso, la comunicazione perché crea trasparenza, contribuisce ad evitare malintesi e promuove discussioni efficaci;
5. base per un’ulteriore pianificazione: infine, la struttura analitica di progetto è il prerequisito per determinare se sono necessari ulteriori piani più dettagliati. Ciò riduce il rischio di costi imprevisti e di spese aggiuntive non pianificate.

Qual è dunque l’approccio pratico per creare una work breakdown structure? Ci sono fondamentalmente tre modelli:

Nell’approccio top-down il progetto viene suddiviso in componenti sempre più dettagliati sulla base del risultato complessivo, che a loro volta vengono suddivisi in work packages. Questo approccio è particolarmente utile se si conoscono i contenuti del progetto o se si è già acquisita esperienza con progetti simili.

Con l’approccio bottom-up si procede nella direzione inversa e si inizia dal livello più basso. Raccogliete tutti i compiti che vi vengono affidati, riuniteli in work packages e organizzateli poi in componenti. Questo approccio è particolarmente utile se non avete esperienza con progetti di quel tipo.

L’approccio yo-yo è una combinazione delle due tecniche precedenti e prevede un’esecuzione a passi alterni: prima raccogliete i compiti, poi scrivete i componenti e assegnate loro i compiti finora definiti, prima di raccogliere altre azioni da svolgere. In questo modo si alternano i due approcci bottom-up e top-down. Assicuratevi di non ripetere degli elementi e che non ve ne dimentichiate nessuno.

Una domanda frequente in relazione alle work breakdown structure riguarda il sistema di strutturazione da applicare: i componenti devono definire le fasi del progetto, del prodotto o dei compiti? Di conseguenza si distingue tra diversi tipi di struttura:

• orientata al tempo: il progetto è suddiviso in singole fasi, che si rispecchiano poi nei compiti;
• orientata agli oggetti: l’oggetto o il prodotto del progetto viene suddiviso in singole parti, alle quali vengono poi assegnati i compiti;
• orientata alle funzioni: il progetto è classificato in base ai diversi compiti previsti per la sua realizzazione.

Nella pratica vengono utilizzati tutti e tre i principi, spesso anche combinandoli. È importante che per ogni livello di struttura venga applicato un solo principio.

Per poter assegnare le risorse, gli sforzi e le modifiche a uno specifico work package, la struttura analitica di progetto prevede l’assegnazione di un codice a ciascuno di questi elementi. La codifica riflette la posizione gerarchica all’interno del progetto.

Esistono diversi tipi di codifica:

• codifica alfabetica: mediante lettere, ad esempio A, AA, AB, ecc.;
• codifica numerica: uso di cifre, ad esempio 1, 1.1, 1.1.2, ecc.;
• codifica alfanumerica: combinazione di cifre e lettere, ad esempio A, A1, A.1.1, ecc.

Potete scegliere liberamente il tipo di codifica che preferite. Per il nostro esempio abbiamo optato per la codifica numerica.

Qui potete scaricare un modello di WBS per MS PowerPoint.

Per creare una WBS per progetti di medie e grandi dimensioni si consiglia di utilizzare software specializzati di Project Management. Anche se dovreste cercare di mantenere una struttura chiara e di non suddividere il vostro progetto in più di 50 elementi individuali, la navigazione in programmi non specializzati risulta comunque spesso difficile e laboriosa.

Se invece utilizzate software specializzati come MS Project, potete facilmente ingrandire le singole aree del progetto, collegare i piani dettagliati direttamente ai pacchetti di lavoro e ai componenti, evidenziare i documenti e le persone responsabili dei rispettivi compiti e gestire idealmente tutti i piani e la documentazione da un’unica piattaforma.

Nel Project Management, la WBS costituisce la base per ogni ulteriore piano dettagliato ed è quindi al centro della pianificazione del progetto. I principianti hanno spesso difficoltà con questo documento, ma il compito è comunque facile da completare se si procede metodicamente e gradualmente, tenendo conto delle indicazioni e dei principi di cui sopra. Lo sforzo per la creazione sarà in ogni caso ripagato, perché una WBS accurata e ponderata garantisce una pianificazione ulteriore e una realizzazione del progetto più agevoli.

Un modello di work breakdown structure può essere molto utile come guida, ma i Project Manager professionisti dovrebbero ricorrere a software specializzati, che offrono molte funzioni aggiuntive, in modo da poter trovare, per esempio, sempre le giuste informazioni all’interno della WBS.

Vi preghiamo di osservare la nota legale relativa a questo articolo.