Archiviazione e-mail

Nell'epoca dei computer il passaggio dal cartaceo al digitale ha generato un po' di confusione nell'ambito di norme e disposizioni in merito alla conservazione dei messaggi di posta elettronica con valore ufficiale e legale. Trattandosi di documenti virtuali, le aziende possono facilmente incorrere nell'errore di sottovalutarne l'importanza e di cancellarne l'esistenza per mera ingenuità. Ma il rischio di incorrere in sanzioni è alto, poiché le e-mail professionali con contenuto commerciale e/o giuridico sono considerate a tutti gli effetti documenti da conservare con estrema attenzione per un determinato periodo di tempo. Esistono diverse disposizioni di legge che regolamentano sia il tipo di informazioni sia il tempo in cui devono essere conservate. A ciò si aggiunge il GDPR, che agisce per garantire la protezione dei dati dei consumatori e della vita privata.

Oltre alle disposizioni che disciplinano l'archivio e-mail per le aziende, è importante prestare attenzione anche al supporto digitale a cui fare affidamento. Nel caso della posta elettronica, il ricorso a un'adeguata archiviazione dei documenti digitali ne garantisce la corretta conservazione nel pieno rispetto dei principi di qualità, integrità, sicurezza e immodificabilità. Pertanto gli strumenti di archiviazione di e-mail rappresentano una soluzione ottimale per rispettare la legislazione e al contempo tenere al sicuro tutta la documentazione digitale.

L'archiviazione della posta elettronica è soggetta a una durata temporale a seconda del tipo di documento digitale. Tutte le e-mail con rilevanza ufficiale e legale, sia inviate sia ricevute, sono soggette all'archiviazione obbligatoria per almeno dieci anni da quando è avvenuta l'ultima registrazione. Questo limite di tempo va rispettato anche nel caso in cui l'azienda abbia terminato la sua attività.

Newsletter e messaggi privati dei dipendenti possono essere cancellati perché non sono relativi a nessun tipo di impegno giuridico e/o commerciale. Al contrario, alcune disposizioni limitano il periodo di conservazione di alcuni dati o li ostacolano direttamente per proteggere la privacy personale. Ad esempio, il GDPR vieta l'archiviazione di e-mail personali dei dipendenti senza il loro consenso. Questo stabilisce inoltre il principio di limitare il periodo di conservazione del documento, che deve cessare di essere archiviato quando ha raggiunto il suo scopo. In caso contrario, perlomeno i dati personali devono essere cancellati.

Tuttavia, se si utilizza un sistema di archiviazione delle e-mail, questo deve offrire la possibilità di esportare la documentazione quando necessario o di consentire l'accesso a persone autorizzate.

In linea di principio archiviare le e-mail e la corrispondenza cartacea di ordine commerciale e/o giuridico è un compito che spetta a tutte le imprese di medie e grandi dimensioni, senza eccezioni. In più le pubbliche amministrazioni, i professionisti iscritti ad albi ed elenchi di settore e le società sono tenuti per legge ad avere una casella di posta elettronica certificata (PEC).

Quando l'utente commette un errore o quando si verificano guasti all'hardware o software, il backup impedisce la perdita dei dati. La sua funzione, quindi, è quella di permettere all'utente di ripristinare i dati persi. Tuttavia, il contenuto può essere modificato in qualsiasi momento.

La memorizzazione dei dati, invece, comporta l'archiviazione separata dei dati con una funzione documentaria. In linea di massima, questo archivio è disciplinato da una serie di disposizioni di legge che determinano il periodo e le modalità di conservazione, in particolare per quanto riguarda l'accesso ai dati e la protezione contro le manipolazioni. Nella quotidianità aziendale, la combinazione di entrambi i metodi, backup e archiviazione della posta elettronica, è la soluzione ideale.